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Rechnung schreiben – Was müssen Sie bei der Erstellung einer Rechnung beachten?

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Inhalte eine Rechnung zwingend enthalten muss, worauf Sie bei der Rechnungsstellung achten müssen, und wir gehen auf einige Sonderfälle ein. Mit in TopKontor Handwerk erstellten Rechnungen zeigen wir Ihnen, wie das jeweilig angesprochene Thema in einer korrekt ausgestellten Rechnung aussehen kann.

Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller

Aus einer einwandfrei ausgestellten Rechnung muss eindeutig hervorgehen, wer der Rechnungsempfänger und wer der Rechnungsaussteller ist. Natürlich macht es Sinn den Empfänger (Name bzw. Firma, Straße bzw. Postfach, Postleitzahl und Ort und ggf. das Land) auf dem Rechnungsdokument so darzustellen, dass die Adresse des Empfängers im Sichtfeld des Briefkuverts zu sehen ist, wenn die Rechnung zweifach gefaltet wird.
Es ist zwar keine Pflicht aber es macht Sinn, dass oberhalb des Adressfeldes in einer Zeile der Absender zu sehen ist. Sollte die Rechnung nicht zugstellt werden können, weil bspw. der Empfänger verzogen ist, wird die Rechnung mit einem Vermerk an den Absender zurückgesendet. Wenn nicht ersichtlich ist, wer der Absender des Briefs ist, hat die Post logischerweise keine Möglichkeit dem Absender mitzuteilen, dass die Rechnung nicht zugestellt werden konnte.

Absender und Rechnungsempfänger
(zur vergrößerten Darstellung bitte auf das jeweilige Bild klicken)

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

Neben dem Rechnungsdatum ist auch die Rechnungsnummer eine Pflichtangabe auf einer Rechnung. Die Rechnungsnummer muss dabei fortlaufend sein. Allerdings ist das Format flexibel. Wenn Sie nicht möchten, dass anhand Ihrer Rechnungsnummer Rückschlüsse gezogen werden können, wie viele Rechnungen Sie schreiben, fangen Sie einfach mit irgendeiner Nummer an. Die nächste Rechnung muss dann allerdings die Folgenummer erhalten, damit das Finanzamt Ihre Rechnungsstellung nachvollziehen kann.
Mögliche Formate für Rechnungsnummern sind: 2017-06-01 (Jahr-Monat-Nummer der Rechnung in diesem Monat) oder 2017-0001 (Jahr-Nummer der Rechnung in diesem Jahr) oder einfach 123456. Damit Sie den Überblick behalten, ist es sinnvoll, Ihre Rechnungsnummern monatlich oder jährlich von vorn beginnen zu lassen. Dazu muss allerdings die Jahreszahl bzw. die Monatszahl Teil der Rechnungsnummer sein.

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

Rechnungspositionen

Eine weitere Pflichtangabe in Rechnungen ist die Position – also das, was Sie Ihrem Kunden konkret berechnen wollen. Eine solche Position kann aus gelieferten Artikeln bestehen, einem Lohn, Maschinenleistungen usw. Mit Leistungspositionen ist es in TopKontor Handwerk möglich, eine Position als Mischform darzustellen. In anderen Handwerkerprogrammen werden solche Positionen auch Jumbos genannt.

Beispiel Leistungsposition

Nach VOB § 14 muss der Auftragnehmer seine Leistungen prüfbar abrechnen. Dies bedeutet, dass die einzelnen Positionen übersichtlich aufzustellen sind und eine logische Reihenfolge einzuhalten ist. Die Positionen sollten die Bezeichnungen erhalten, die beim Vertragsschluss angegeben wurden. Der Vertrag ist hierbei häufig ein unterzeichnetes Angebot oder eine Auftragsbestätigung. Eine vernünftige Handwerkersoftware ermöglicht es, dass Sie aus dem Ursprungsdokument eine Rechnung ableiten, womit Sie keine zusätzliche Arbeit haben und die Positionsreihenfolge sowie die Bezeichnungen für den Kunden nachvollziehbar sind.
Für die Nachvollziehbarkeit ist es auch wichtig, die Menge der jeweiligen Position anzugeben. Also beispielsweise wieviel Stück geliefert wurden oder die Zeitangabe für einen Arbeitsaufwand. Einen Sonderfall stellen hierbei Teil- und Abschlagsrechnungen dar.

Leistungszeitraum

Eine weitere Pflichtangabe in Rechnungen ist der Leistungszeitraum. Hierbei müssen Sie angeben, wann die Lieferung bzw. die Leistung durchgeführt wurde. Dies kann entweder in der Position selbst angegeben werden oder sie geben separat im Rechnungsdokument an, in welchem Zeitraum die Leistungserbringung stattfand.
Wenn Sie Ihre Rechnung im Zuge der Auslieferung zustellen, ist es möglich auf der Rechnung zu vermerken, dass das Rechnungsdatum dem Lieferdatum entspricht.

Angabemöglichkeiten für den Leistungszeitraum

Ausweisung der Umsatzsteuer

Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, muss Ihre Rechnung die Mehrwertsteuer ausweisen. Hierzu muss sowohl der Steuersatz in Prozent als auch der konkrete Umsatzsteuerbetrag angegeben werden.
Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen. Wenn Sie mit Endkunden arbeiten (B2C), enthalten Ihre Preise bereits die Mehrwertsteuer. In diesem Fall muss Ihre Rechnung die enthaltene Mehrwertsteuer ausweisen. Sie müssen also vom Bruttobetrag den Schritt zurück zum Nettobetrag darstellen.
Wenn Sie mit Geschäftskunden arbeiten (B2B) sind alle besprochenen Preise immer netto. Das bedeutet, dass Sie der Nettogesamtsumme der Rechnung den entsprechenden Umsatzsteuersatz hinzu addieren. Sie stellen also den Schritt vom Nettobetrag zur Bruttogesamtsumme dar.

Nettorechnung

Bruttorechnung

Wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie dies auf der Rechnung angeben (Bspw. bei der Kleinunternehmerregelung mit dem Satz „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“).
Das Gleiche gilt für Nettorechnungen, die Sie in das EU-Ausland stellen. Zudem müssen Sie in diesem Fall die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers auf der Rechnung angeben.

Steuerschuldumkehr

Wenn Sie mehr zum Thema Steuerschuldumkehr erfahren möchten, klicken Sie bitte hier.

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Damit für das Finanzamt der Geldfluss zwischen den Unternehmen nachvollziehbar ist, muss auf jeder Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers angegeben werden. Dies kann beispielsweise im Fußbereich des Rechnungsdokuments erfolgen.

Im Handelsregister eingetragene Firmen

Wenn Sie ein Unternehmen haben, welches im Handelsregister eingetragen ist (bspw. GmbH, OHG, e.K., UG (haftungsbeschränkt) usw.), muss Ihre Rechnung neben der exakten Anschrift (die, die im Handelsregister eingetragen ist) auch die Gesellschafter bzw. Geschäftsführer, die Handelsregisternummer sowie das zuständige Gericht beinhalten.

Zahlungsbedingungen

Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinn fällig ist, hängt von ihren Zahlungsbedingungen ab. Wenn Sie Ihre Rechnung mit dem Vermerk „zahlbar sofort Netto Kasse“ versehen, bedeutet dies, dass Ihre Rechnung ab sofort zu bezahlen ist und beinhaltet eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung, womit keine Mahnung mehr nötig ist, damit Ihre Rechnung fällig wird. In einem solchen Fall kann 30 Tage nach Rechnungszugang der Rechnungsbetrag auf dem Rechtsweg eingefordert werden.
Um ein solches Szenario zu vermeiden, bietet es sich an, Ihren Kunden durch die Gewährung von Skonto zur zügigen Zahlung zu motivieren. Den Skontobetrag (üblicherweise zwischen einem und drei Prozent) machen Sie von einem konkreten Zahlungsziel abhängig.

Skonto

Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Bei Bauleistungen muss nach § 14 Abs. 4 UstG die Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten. Der Zeitraum der Aufbewahrungspflicht beträgt hierbei zwei Jahre.
Mit diesem Satz können Sie Ihre Kunden auf die Aufbewahrungspflicht hinweisen: „Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Privatpersonen gesetzlich verpflichtet sind, Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“

Eigentumsvorbehalt

Wenn Sie bis zur vollständigen Bezahlung das Eigentum der in Rechnung gestellten Waren vorbehalten möchten, müssen Sie dies auf Ihrer Rechnung vermerken. Wenn Sie dies nicht tun und Ihr Kunde die Insolvenz beantragen sollte, gehen die von Ihnen gelieferten Waren in die Insolvenzmasse über. Sie hätten daraufhin keine Möglichkeit, diese zurückzufordern.
Ihre Rechnung kann bspw. diesen Satz enthalten, damit Sie sich das Eigentum vorbehalten: „Bis zur vollständigen Bezahlung behalten wir uns das Eigentum der in dieser Rechnung gestellten Artikel vor.“

SEPA-Prenotification

Wenn Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, dass Sie den Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift einziehen, müssen Sie Ihrem Kunden vor dem Einzug per Prenotification darauf hinweisen. Es ist möglich diese Prenotification bereits auf der Rechnung selbst durchzuführen, womit Sie sich ein gesondertes Schreiben dafür sparen können.

SEPA-Prenotification

Ein Werkzeug für Ihre Rechnungsstellung

Sie sehen, die Erstellung einer korrekten Rechnung ist nicht so trivial, wie man vielleicht meinen möchte. Es gibt vieles zu berücksichtigen und einige kaufmännische Spezialfälle. Wenn Sie ein Geschäft betreiben, ist es auf jeden Fall sinnvoll, wenn Sie mit einer professionellen Software arbeiten, mit welcher Sie einwandfreie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen erstellen können.

TopKontor Handwerk ist eine solche Software, mit der Sie kinderleicht professionelle Rechnungen erstellen und auch alle Spezialfälle bedienen können. Gerne können Sie kostenlos und unverbindlich TopKontor Handwerk 60 Tage testen. Ebenfalls kostenlos ist unser Service in diesem Zeitraum. Gerne richten wir die Software für Sie ein und sorgen dafür, dass Ihre Angebote und Rechnungen in Ihrem Firmenlayout erscheinen. Hier geht es zur kostenlosen Demoversion.

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