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TopKontor Handwerk mit VPN-Verbindung nutzen

Immer häufiger bekommen wir die Frage gestellt, ob TopKontor Handwerk in Verbindung mit einem VPN Netzwerk funktioniert. Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten, weshalb wir einen Blogpost zu diesem Thema für würdig halten.

Was ist VPN überhaupt?

VPN steht für Virtual Private Network und dient in der Regel dazu zwei oder mehr Netzwerke über das Internet miteinander zu verbinden. Somit ist es möglich auf Netzwerkressourcen eines anderen Standortes zuzugreifen. Die Verbindung ist verschlüsselt und wird deshalb auch als Tunnel durch das Internet bezeichnet.

VPN-Verbindung

Die Einrichtung eines VPN-Netzwerkes ist in der Regel recht einfach. Heutzutage bringen schon preiswerte Router grundlegende VPN-Optionen mit, so dass auch kleine Unternehmen mit wenig Aufwand ihre Firmenstandorte verbinden können oder Ihren Mitarbeiten die Möglichkeit bieten, im Außendienst oder von Zuhause mithilfe einer VPN-Verbindung auf Firmendaten zuzugreifen.

TopKontor mit einer VPN-Verbindung nutzen

Der Gedanke, sich mithilfe einer VPN-Verbindung mit dem Handwerksbüro zu verbinden und somit TopKontor Handwerk flexibel und ortsunabhängig zu nutzen, ist nicht abwegig. Allerdings funktioniert der Betrieb von TopKontor Handwerk durch einen VPN-Tunnel nur in Ausnahmefällen. Der Grund ist die meist zu geringe Bandbreite. Damit TopKontor im lokalen Netz vernünftig funktioniert, ist mindestens eine 100 Mbit Verbindung zwischen den Clients und der TopKontor Serverdatenbank nötig. Das Gleiche gilt natürlich auch für eine Verbindung durch das Internet. Eine 16 Mbit DSL Leitung, wie es heute in vielen Regionen Standard ist, verfügt in der Regel über nur 1 Mbit Upstream. Das bedeutet, dass der Server im Handwerksbüro mit nur 1 Mbit zum Client über das VPN Netzwerk Daten senden kann. Das ist nur ein Hundertstel der benötigten Netzwerkperformance, damit die Handwerkersoftware vernünftig funktioniert.

Wer sich hingegen zu den glücklichen Inhabern eines Glasfaseranschlusses zählt, kann – den entsprechenden Tarif vorausgesetzt – TopKontor Handwerk auch über ein VPN Netzwerk nutzen. Hierbei ist zu beachten, dass die Tarifangaben häufig irreführend sind. Die meisten Tarife beinhalten einen asynchronen Anschluss. Das bedeutet, dass die angegebene Datenübertragungsrate nur den Downstream betrifft. Der Upstream – also die Leitung IN das Internet – ist meist wesentlich geringer. Deshalb kann auch eine 100 Mbit Leitung zu gering sein, um TopKontor Handwerk über ein VPN Netzwerk betreiben zu können. Eine synchrone 100 Mbit Übertragungsrate ist Voraussetzung, dass TopKontor Handwerk über ein VPN Netzwerk genutzt werden kann.

„Aber mit meinen anderen Programmen funktioniert es doch auch!“

Als Antwort auf die Schilderung des VPN-Problems bekommen wir häufig zu hören, dass die VPN-Verbindung mit anderen Programmen doch auch einwandfrei funktioniert. Dagegen ist auch überhaupt nichts einzuwenden. Ein Word Dokument über eine VPN-Verbindung zu öffnen und zu bearbeiten ist in der Tat kein Problem. Datenbankbasierende Anwendungen verursachen aber wesentlich mehr Netzwerkverkehr, weil sie nicht auf eine einzelne Datei zugreifen, sondern viele Elemente der Datenbank in den jeweiligen Masken oder Dokumenten zusammenführen. Das betrifft übrigens nicht nur TopKontor Handwerk, sondern auch andere datenbankbasierende Handwerkerprogramme.

„Wir brauchen eine Lösung!“

Viele Handwerker sind sich der prinzipiellen technischen Möglichkeiten bewusst und wie alle guten Geschäftsführer möchten auch Handwerksmeister Arbeitsabläufe in ihrem Betrieb optimieren. Der Anspruch von Überall auf Geschäftsdaten zugreifen zu können bzw. Überall arbeiten zu können, ist absolut nachvollziehbar. Der Flaschenhals für die grenzenlose Flexibilität ist allerdings die noch immer schlechte Breitbandversorgung in Deutschland. Der Ausbau der Netze soll zwar beschleunigt werden, dennoch ist eine flächendeckende Abdeckung von Breitbandanschlüssen mit synchronen 100 Mbit Leitungen noch in weiter Ferne. Wie also ist dieses Problem zu lösen?

TopKontor Apps

Für TopKontor Handwerk gibt es derzeit drei Apps für iPhone oder Android, welche die wichtigsten Funktionen, die auf der Baustelle oder bei Kunden Vor-Ort benötigt werden, zur Verfügung stellen.

Die App TopAdressen ermöglicht den Zugriff auf Kunden- und Lieferantenstammdaten, sowie auf sämtliche Belege wie Rechnungen und Angebote. Außerdem kann mithilfe der App auf den TopKontor Kalender zugegriffen werden.

Die App TopReparatur beinhaltet alle Funktionen von TopAdressen und zusätzlich die Möglichkeit auf Reparaturaufträge von TopKontor Handwerk zuzugreifen. Reparaturaufträge können mit der App auch erstellt werden. Mithilfe der App können Mitarbeiter im Außendienst organisiert werden, indem ihnen Auftrage direkt auf das Smartphone gesendet werden.

Auch TopAufmaß beinhaltet alle Funktionen von TopAdressen und zudem die Möglichkeit Vor-Ort Aufmaße zu erfassen und diese direkt in das Aufmaßcenter in TopKontor Handwerk zu übertragen. Die App kann via Bluetooth mit Leserdistanzmessgeräten verbunden werden, womit sich die Effizienz bei der Erfassung von Aufmaßen wesentlich verbessern lässt.

„Das reicht mir nicht! Ich möchte von Überall vollen Zugriff auf TopKontor haben!“

Gerade bei kleineren Betrieben, bei welchen der Geschäftsführer mit auf Montage muss, ist völlige Flexibilität und Ortsunabhängigkeit ein Muss. Viele Handwerker haben sich in der Vergangenheit damit beholfen, dass sie per Fernwartungstechniken auf den PC im Büro zugegriffen haben und somit TopKontor Handwerk bedienen konnten. Das hat allerdings den Nachteil, dass der Computer im Büro immer laufen muss.

Lösung: Cloud Computing

Um das Problem der Internetbandbreite zu umgehen, arbeiten wir derzeit an einer Cloud-Lösung. Cloud bedeutet in diesem Fall, dass TopKontor Handwerk auf einem Server im Internet betrieben wird und mithilfe einer RDP-Verbindung darauf zugegriffen werden kann. RDP steht für Remote Desktop Protocol. Mithilfe dieser Technologie kann der entfernte Arbeitsplatz des Servers auf dem lokalen Gerät dargestellt werden. Der große Vorteil von RDP-Verbindungen ist, dass sie plattformunabhängig sind. Somit kann TopKontor Handwerk nicht nur überall, sondern auch auf jedem System verwendet werden. Beispielsweise auch auf dem iPad, einem Mac oder einem Linux Rechner. Prinzipiell funktionierte eine solche Lösung bisher auch schon. Allerdings musste zu den Kosten von TopKontor Handwerk auch noch ein Server angemietet werden, welcher unter 100,- € im Monat kaum zu bekommen ist. Wir möchten das wesentlich preiswerter hinbekommen und werden in den nächsten Wochen das Konzept vorstellen.

 

2 Kommentare… hinzufügen

  • Hallo,

    mit großem Interesse habe ich Ihren Blogeintrag gelesen. Auch unser Handwerksbetrieb steht vor dem Wandel, dass Werkstatt und Büro räumlich getrennt werden.

    Diesbezüglich ist eine Verbindung der Netzwerke notwendig. Gibt es daher Neuigkeiten zur Topkontor Cloud?

  • Christian Burkart

    Hallo Herr Mikrut,

    vielen Dank für Ihr Feedback.
    Ja, inzwischen bieten wir TopKontor in der Cloud an. Weitere Informationen finden Sie hier: http://handwerkersoftware-tk.de/blog/topkontor-in-der-cloud/

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