{"id":267,"date":"2017-06-12T13:03:03","date_gmt":"2017-06-12T11:03:03","guid":{"rendered":"https:\/\/handwerkersoftware-tk.de\/blog\/?p=267"},"modified":"2018-06-29T10:29:56","modified_gmt":"2018-06-29T08:29:56","slug":"rechnung-schreiben-was-muessen-sie-bei-der-erstellung-einer-rechnung-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/handwerkersoftware-tk.de\/blog\/rechnung-schreiben-was-muessen-sie-bei-der-erstellung-einer-rechnung-beachten\/","title":{"rendered":"Rechnung schreiben \u2013 Was m\u00fcssen Sie bei der Erstellung einer Rechnung beachten?"},"content":{"rendered":"

Rechnung schreiben<\/a>: In diesem Artikel erkl\u00e4ren wir Ihnen, welche Inhalte eine Rechnung zwingend enthalten muss, worauf Sie bei der Rechnungsstellung achten m\u00fcssen, und wir gehen auf einige Sonderf\u00e4lle ein.<\/p>\n

Wir zeigen Ihnen mit in TopKontor Handwerk erstellten Rechnungen, wie korrekt ausgestellte Rechnung aussehen k\u00f6nnen.<\/p>\n

Rechnungsempf\u00e4nger und Rechnungsaussteller<\/strong><\/p>\n

Aus einer einwandfrei ausgestellten Rechnung muss eindeutig hervorgehen, wer der Rechnungsempf\u00e4nger und wer der Rechnungsaussteller ist. Nat\u00fcrlich macht es Sinn den Empf\u00e4nger (Name bzw. Firma, Stra\u00dfe bzw. Postfach, Postleitzahl und Ort und ggf. das Land) auf dem Rechnungsdokument so darzustellen, dass die Adresse des Empf\u00e4ngers im Sichtfeld des Briefkuverts zu sehen ist, wenn die Rechnung zweifach gefaltet wird.
\nEs ist zwar keine Pflicht aber es macht Sinn, dass oberhalb des Adressfeldes in einer Zeile der Absender zu sehen ist. Sollte die Rechnung nicht zugstellt werden k\u00f6nnen, weil bspw. der Empf\u00e4nger verzogen ist, wird die Rechnung mit einem Vermerk an den Absender zur\u00fcckgesendet. Wenn nicht ersichtlich ist, wer der Absender des Briefs ist, hat die Post logischerweise keine M\u00f6glichkeit dem Absender mitzuteilen, dass die Rechnung nicht zugestellt werden konnte.<\/p>\n

\"\"<\/a>
Absender und Rechnungsempf\u00e4nger (zur vergr\u00f6\u00dferten Darstellung bitte auf das jeweilige Bild klicken)<\/figcaption><\/figure>\n

Rechnungsdatum und Rechnungsnummer<\/strong><\/p>\n

Neben dem Rechnungsdatum ist auch die Rechnungsnummer eine Pflichtangabe auf einer Rechnung. Die Rechnungsnummer muss dabei fortlaufend sein. Allerdings ist das Format flexibel. Wenn Sie nicht m\u00f6chten, dass anhand Ihrer Rechnungsnummer R\u00fcckschl\u00fcsse gezogen werden k\u00f6nnen, wie viele Rechnungen Sie schreiben, fangen Sie einfach mit irgendeiner Nummer an. Die n\u00e4chste Rechnung muss dann allerdings die Folgenummer erhalten, damit das Finanzamt Ihre Rechnungsstellung nachvollziehen kann.
\nM\u00f6gliche Formate f\u00fcr Rechnungsnummern sind: 2017-06-01 (Jahr-Monat-Nummer der Rechnung in diesem Monat) oder 2017-0001 (Jahr-Nummer der Rechnung in diesem Jahr) oder einfach 123456. Damit Sie den \u00dcberblick behalten, ist es sinnvoll, Ihre Rechnungsnummern monatlich oder j\u00e4hrlich von vorn beginnen zu lassen. Dazu muss allerdings die Jahreszahl bzw. die Monatszahl Teil der Rechnungsnummer sein.<\/p>\n

\"\"<\/a>
Rechnungsdatum und Rechnungsnummer<\/figcaption><\/figure>\n

Rechnungspositionen<\/strong><\/p>\n

Eine weitere Pflichtangabe in Rechnungen ist die Position \u2013 also das, was Sie Ihrem Kunden konkret berechnen wollen. Eine solche Position kann aus gelieferten Artikeln bestehen, einem Lohn, Maschinenleistungen usw. Mit Leistungspositionen ist es in TopKontor Handwerk m\u00f6glich, eine Position als Mischform darzustellen. In anderen Handwerkerprogrammen werden solche Positionen auch Jumbos genannt.<\/p>\n

\"\"<\/a>
Beispiel Leistungsposition<\/figcaption><\/figure>\n

Nach VOB \u00a7 14<\/a> muss der Auftragnehmer seine Leistungen pr\u00fcfbar abrechnen. Dies bedeutet, dass die einzelnen Positionen \u00fcbersichtlich aufzustellen sind und eine logische Reihenfolge einzuhalten ist. Die Positionen sollten die Bezeichnungen erhalten, die beim Vertragsschluss angegeben wurden. Der Vertrag ist hierbei h\u00e4ufig ein unterzeichnetes Angebot oder eine Auftragsbest\u00e4tigung. Eine vern\u00fcnftige Handwerkersoftware<\/a> erm\u00f6glicht es, dass Sie aus dem Ursprungsdokument eine Rechnung ableiten, womit Sie keine zus\u00e4tzliche Arbeit haben und die Positionsreihenfolge sowie die Bezeichnungen f\u00fcr den Kunden nachvollziehbar sind.
\nF\u00fcr die Nachvollziehbarkeit ist es auch wichtig, die Menge der jeweiligen Position anzugeben. Also beispielsweise wieviel St\u00fcck geliefert wurden oder die Zeitangabe f\u00fcr einen Arbeitsaufwand. Einen Sonderfall stellen hierbei Teil- und Abschlagsrechnungen<\/a> dar.<\/p>\n

Leistungszeitraum<\/strong><\/p>\n

Eine weitere Pflichtangabe in Rechnungen ist der Leistungszeitraum. Hierbei m\u00fcssen Sie angeben, wann die Lieferung bzw. die Leistung durchgef\u00fchrt wurde. Dies kann entweder in der Position selbst angegeben werden oder sie geben separat im Rechnungsdokument an, in welchem Zeitraum die Leistungserbringung stattfand.
\nWenn Sie Ihre Rechnung im Zuge der Auslieferung zustellen, ist es m\u00f6glich auf der Rechnung zu vermerken, dass das Rechnungsdatum dem Lieferdatum entspricht.<\/p>\n

\"\"<\/a>
Angabem\u00f6glichkeiten f\u00fcr den Leistungszeitraum<\/figcaption><\/figure>\n

Ausweisung der Umsatzsteuer<\/strong><\/p>\n

Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, muss Ihre Rechnung die Mehrwertsteuer ausweisen. Hierzu muss sowohl der Steuersatz in Prozent als auch der konkrete Umsatzsteuerbetrag angegeben werden.
\nPrinzipiell gibt es zwei M\u00f6glichkeiten eine Rechnung zu erstellen. Wenn Sie mit Endkunden arbeiten (B2C), enthalten Ihre Preise bereits die Mehrwertsteuer. In diesem Fall muss Ihre Rechnung die enthaltene Mehrwertsteuer ausweisen. Sie m\u00fcssen also vom Bruttobetrag den Schritt zur\u00fcck zum Nettobetrag darstellen.
\nWenn Sie mit Gesch\u00e4ftskunden arbeiten (B2B) sind alle besprochenen Preise immer netto. Das bedeutet, dass Sie der Nettogesamtsumme der Rechnung den entsprechenden Umsatzsteuersatz hinzu addieren. Sie stellen also den Schritt vom Nettobetrag zur Bruttogesamtsumme dar.<\/p>\n

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Nettorechnung<\/figcaption><\/figure>\n
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Bruttorechnung<\/figcaption><\/figure>\n

Wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, m\u00fcssen Sie dies auf der Rechnung angeben (Bspw. bei der Kleinunternehmerregelung mit dem Satz \u201eKein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem\u00e4\u00df \u00a7 19 UStG\u201c<\/em>).
\nDas Gleiche gilt f\u00fcr Nettorechnungen, die Sie in das EU-Ausland stellen. Zudem m\u00fcssen Sie in diesem Fall die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempf\u00e4ngers auf der Rechnung angeben.<\/p>\n

\"\"<\/a>
Steuerschuldumkehr<\/figcaption><\/figure>\n

Wenn Sie mehr zum Thema Steuerschuldumkehr erfahren m\u00f6chten, klicken Sie bitte hier. <\/a><\/p>\n

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer<\/strong><\/p>\n

Damit f\u00fcr das Finanzamt der Geldfluss zwischen den Unternehmen nachvollziehbar ist, muss auf jeder Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers angegeben werden. Dies kann beispielsweise im Fu\u00dfbereich des Rechnungsdokuments erfolgen.<\/p>\n

Im Handelsregister eingetragene Firmen<\/strong><\/p>\n

Wenn Sie ein Unternehmen haben, welches im Handelsregister eingetragen ist (bspw. GmbH, OHG, e.K., UG (haftungsbeschr\u00e4nkt) usw.), muss Ihre Rechnung neben der exakten Anschrift (die, die im Handelsregister eingetragen ist) auch die Gesellschafter bzw. Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer, die Handelsregisternummer sowie das zust\u00e4ndige Gericht beinhalten.<\/p>\n

Zahlungsbedingungen<\/strong><\/p>\n

Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinn f\u00e4llig ist, h\u00e4ngt von ihren Zahlungsbedingungen ab. Wenn Sie Ihre Rechnung mit dem Vermerk \u201ezahlbar sofort Netto Kasse\u201c versehen, bedeutet dies, dass Ihre Rechnung ab sofort zu bezahlen ist und beinhaltet eine ausdr\u00fcckliche Zahlungsaufforderung, womit keine Mahnung mehr n\u00f6tig ist, damit Ihre Rechnung f\u00e4llig wird. In einem solchen Fall kann 30 Tage nach Rechnungszugang der Rechnungsbetrag auf dem Rechtsweg eingefordert werden.
\nUm ein solches Szenario zu vermeiden, bietet es sich an, Ihren Kunden durch die Gew\u00e4hrung von Skonto zur z\u00fcgigen Zahlung zu motivieren. Den Skontobetrag (\u00fcblicherweise zwischen einem und drei Prozent) machen Sie von einem konkreten Zahlungsziel abh\u00e4ngig.<\/p>\n

\"\"<\/a>
Skonto<\/figcaption><\/figure>\n

Hinweis auf Aufbewahrungspflicht<\/strong><\/p>\n

Bei Bauleistungen muss nach \u00a7 14 Abs. 4 UstG<\/a> die Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempf\u00e4ngers enthalten. Der Zeitraum der Aufbewahrungspflicht betr\u00e4gt hierbei zwei Jahre.
\nMit diesem Satz k\u00f6nnen Sie Ihre Kunden auf die Aufbewahrungspflicht hinweisen: „Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Privatpersonen gesetzlich verpflichtet sind, Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“<\/em><\/p>\n

Eigentumsvorbehalt<\/strong><\/p>\n

Wenn Sie bis zur vollst\u00e4ndigen Bezahlung das Eigentum der in Rechnung gestellten Waren vorbehalten m\u00f6chten, m\u00fcssen Sie dies auf Ihrer Rechnung vermerken. Wenn Sie dies nicht tun und Ihr Kunde die Insolvenz beantragen sollte, gehen die von Ihnen gelieferten Waren in die Insolvenzmasse \u00fcber. Sie h\u00e4tten daraufhin keine M\u00f6glichkeit, diese zur\u00fcckzufordern.
\nIhre Rechnung kann bspw. diesen Satz enthalten, damit Sie sich das Eigentum vorbehalten: „Bis zur vollst\u00e4ndigen Bezahlung behalten wir uns das Eigentum der in dieser Rechnung gestellten Artikel vor.“<\/em><\/p>\n

SEPA-Prenotification <\/strong><\/p>\n

Wenn Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, dass Sie den Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift einziehen, m\u00fcssen Sie Ihrem Kunden vor dem Einzug per Prenotification darauf hinweisen. Es ist m\u00f6glich diese Prenotification bereits auf der Rechnung selbst durchzuf\u00fchren, womit Sie sich ein gesondertes Schreiben daf\u00fcr sparen k\u00f6nnen.<\/p>\n

\"\"<\/a>
SEPA-Prenotification<\/figcaption><\/figure>\n

Ein Werkzeug f\u00fcr Ihre Rechnungsstellung <\/strong><\/p>\n

Sie sehen, die Erstellung einer korrekten Rechnung ist nicht so trivial, wie man vielleicht meinen m\u00f6chte. Es gibt vieles zu ber\u00fccksichtigen und einige kaufm\u00e4nnische Spezialf\u00e4lle. Wenn Sie ein Gesch\u00e4ft betreiben, ist es auf jeden Fall sinnvoll, wenn Sie mit einer professionellen Software arbeiten, mit welcher Sie einwandfreie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbest\u00e4tigungen erstellen k\u00f6nnen.<\/p>\n

TopKontor Handwerk ist eine solche Software, mit der Sie kinderleicht professionelle Rechnungen erstellen und auch alle Spezialf\u00e4lle bedienen k\u00f6nnen. Gerne k\u00f6nnen Sie kostenlos und unverbindlich TopKontor Handwerk 60 Tage testen. Ebenfalls kostenlos ist unser Service in diesem Zeitraum. Gerne richten wir die Software f\u00fcr Sie ein und sorgen daf\u00fcr, dass Ihre Angebote und Rechnungen in Ihrem Firmenlayout erscheinen. Hier geht es zur kostenlosen Demoversion<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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