{"id":96,"date":"2014-07-18T15:51:36","date_gmt":"2014-07-18T13:51:36","guid":{"rendered":"http:\/\/handwerkersoftware-topkontor.de\/blog\/?p=96"},"modified":"2018-06-25T15:26:25","modified_gmt":"2018-06-25T13:26:25","slug":"was-muss-eine-handwerkersoftware-leisten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/handwerkersoftware-tk.de\/blog\/was-muss-eine-handwerkersoftware-leisten\/","title":{"rendered":"Was muss eine Handwerkersoftware leisten?"},"content":{"rendered":"

Immer wieder zeigen sich unsere Kunden \u00fcberrascht und verunsichert, wenn sie nach Recherchen feststellen, welche Preisspannen es im Bereich Handwerkersoftware<\/a> gibt. Schon f\u00fcr unter 50,- \u20ac werden Programme angeboten. Ein Handwerker kann aber auch \u00fcber 10.000,- \u20ac in eine Software investieren. Dass es hier gravierende Unterschiede in Qualit\u00e4t und Leistungsumfang geben muss, liegt auf der Hand. Aber welche Funktionen braucht ein Handwerker im Arbeitsalltag \u00fcberhaupt?<\/p>\n

\"computer<\/a><\/p>\n

Von gewerksspezifischen Funktionsanspr\u00fcchen einmal abgesehen, gibt es benennbare Funktionsmerkmale, die eine Software f\u00fcr Handwerker mit professionellen Anspr\u00fcchen ben\u00f6tigt. In diesem Blogartikel werde ich die wichtigsten Funktionen beschreiben, die unserer Erfahrung nach f\u00fcr Handwerker im Bau- und Baunebengewerbe wichtig sind.<\/p>\n

Erstellung von Dokumenten<\/strong><\/p>\n

Kern jeder Software f\u00fcr Handwerker ist die Erstellung von Dokumenten. Dies umfasst Angebote, Rechnungen, Auftragsbest\u00e4tigungen, Lieferscheine und Gutschriften. Viele Handwerker ben\u00f6tigen auch die M\u00f6glichkeit, eigene Belegtypen definieren zu k\u00f6nnen, wie beispielsweise eine Offerte, einen Kommissionierungsbeleg oder ein Dokument als Vorstufe zu einem Angebot zur groben Erfassung der Auftragspositionen.<\/p>\n

Das wesentliche Funktionsmerkmal einer professionellen Handwerkersoftware ist die Umwandelbarkeit von Dokumenten, was gegen\u00fcber der Dokumentenbearbeitung in Word oder Excel einen erheblichen Vorteil im Arbeitsalltag bedeutet. So kann ein Angebot direkt in eine Auftragsbest\u00e4tigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung umgewandelt werden, wobei s\u00e4mtliche Positionen samt Kalkulation \u00fcbernommen werden.<\/p>\n

Jeder Handwerksbetrieb, der sich auch um \u00f6ffentliche Auftr\u00e4ge bem\u00fcht, muss auch Teil- und Abschlagsrechnungen erstellen k\u00f6nnen. Unter Abschlagsrechnungen versteht man einen fixen Abschlag (in Prozent oder Betrag) von der Gesamtsumme eines Ursprungsdokuments (bspw. eines Angebots). Mit einer Teilrechnung hingegen wird der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt tats\u00e4chlich erbrachte Aufwand in Rechnung gestellt. Dies kann sehr komplex werden. Vor allem dann, wenn \u00fcber den gesamten Projektverlauf mehrere Teilrechnungen erstellt werden m\u00fcssen. Mithilfe einer Handwerkersoftware beh\u00e4lt man nicht nur den \u00dcberblick, welche Positionen und in welcher Anzahl bereits abgerechnet wurden bzw. welche noch abzurechnen sind, sondern erm\u00f6glicht auch eine kumulative Darstellung, wie es gem. VOB Standard ist. Kumulativ bedeutet, dass jede Teilrechnung auch die bereits in Rechnung gestellten Betr\u00e4ge ausweist und dabei auch darstellt, welche Betr\u00e4ge bereits bezahlt wurden und welcher Betrag insgesamt noch offen ist. Richtig spannend wird es, wenn Teilrechnung in Verbindung mit Teilaufma\u00dfen erstellt werden m\u00fcssen. Dieser Aufgabe sind nur professionelle Handwerkerprogramme gewachsen.<\/p>\n

Schnittstellen<\/strong><\/p>\n

Der Austausch von Daten erleichtert in vielen Bereichen nicht nur die t\u00e4gliche Arbeit im Handwerksb\u00fcro, sondern ist h\u00e4ufig auch Voraussetzung, um mit \u00f6ffentlichen Stellen, Hausverwaltungen oder Lieferanten effizient zusammenarbeiten zu k\u00f6nnen. Einige Schnittstellen sind besonders wichtig und sollten in keiner Handwerkersoftware fehlen:<\/p>\n

GAEB<\/p>\n

Ausschreibungen werden h\u00e4ufig – und im Baubereich auch meist ausschlie\u00dflich – im GAEB-Format angeboten und abgewickelt. Eine Software, die das GAEB-Format versteht, kann das Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung importieren, wodurch es bearbeitet und auf einfachem Weg als Angebot kalkuliert werden kann.
\nAber nicht nur \u00f6ffentliche Stellen arbeiten mit GAEB. Auch Architekten \u00fcbermitteln ihre Leistungsverzeichnisse per GEAB an Handwerker. Auch der Handwerker selbst kann beispielsweise eine Angebotsaufforderung als GAEB-Datei an Subunternehmer \u00fcbermitteln.
\nF\u00fcr die Auftragsbearbeitung im Handwerk ist GAEB der Standard. Eine Verwaltungssoftware, die GAEB nicht beherrscht, hat im Handwerksb\u00fcro nichts zu suchen!<\/p>\n

Datanorm<\/p>\n

Beinahe alle Lieferanten f\u00fcr den Handwerksbereich stellen Ihre Artikeldaten als Datanorm Datensatz zur Verf\u00fcgung. Damit k\u00f6nnen s\u00e4mtliche Artikeldaten der Lieferanten in den lokalen Artikelstamm der Handwerkersoftware importiert werden und somit f\u00fcr die Dokumentenerstellung samt Kalkulation verwendet werden. Einige Lieferanten haben ein Sortiment von mehreren Millionen Artikeln. Es liegt auf der Hand, dass die Arbeit im lokalen Artikelstamm der Handwerkersoftware mithilfe von Suchfunktionen sehr viel einfacher und effizienter ist, als in dicken Katalogen zu bl\u00e4ttern.<\/p>\n

IDS-Connect<\/p>\n

Jeder namhafte Lieferant f\u00fcr Handwerker im Bau- und Baunebengewerbe stellt einen Webshop zur Verf\u00fcgung. Die IDS-Connect Schnittstelle<\/a> erm\u00f6glicht es, dass Warenk\u00f6rbe, die im Webshop erstellt wurden, direkt in ein Dokument in der Handwerkersoftware importiert werden k\u00f6nnen. Umgekehrt funktioniert es selbstverst\u00e4ndlich auch. Artikel eines Dokuments k\u00f6nnen direkt in den Warenkorb des Webshops \u00fcbermittelt werden. Auch diese Schnittstelle sollte ein Handwerkerprogramm unbedingt besitzen.<\/p>\n

Mareon<\/p>\n

Mareon erm\u00f6glicht die Kommunikation zwischen Hausverwaltungen und Handwerkern. Viele Hausverwaltungen setzen f\u00fcr die Auftragsvergabe die Mareon Schnittstelle bei Handwerkern voraus.<\/p>\n

Datev<\/p>\n

Alle erstellten Rechnungen werden in der Auftragsverwaltung erfasst. Mithilfe der Datev-Schnittstelle k\u00f6nnen diese Daten direkt an den Steuerberater oder ein Buchhaltungsprogramm \u00fcbermittelt werden und m\u00fcssen dadurch nicht erneut erfasst werden.<\/p>\n

Vorkalkulation<\/strong><\/p>\n

Das Herzst\u00fcck jeder Handwerkersoftware sollte eine einfach zu bedienende Vorkalkulation sein. Selbstkosten, Einkaufspreise sowie Aufschlagss\u00e4tze m\u00fcssen flexibel hinterlegt werden k\u00f6nnen, damit sich die Preise bei der Dokumentenerstellung von selbst berechnen. Dennoch m\u00fcssen manuelle Anpassungen jederzeit m\u00f6glich sein. Zudem muss ein Handwerker mit einem Mausklick sehen, was in einem Dokument pro Position, Block und insgesamt verdient ist.<\/p>\n

Kundenverwaltung<\/strong><\/p>\n

Eine Kundenverwaltung ist eine Selbstverst\u00e4ndlichkeit in jeder B\u00fcrosoftware. Allerdings ist es scheinbar eine Kunst, die Kundenverwaltung \u00fcbersichtlich zu gestalten und sie mit wesentlichen Optionen zu verstehen. Bei jedem Kunden sollte \u00fcber eine Historie auf alle erstellten Dokumente zugegriffen werden k\u00f6nnen. Au\u00dferdem m\u00fcssen die Konditionen festgelegt werden k\u00f6nnen, die f\u00fcr den Kunden gelten: Welcher Aufschlagssatz gilt f\u00fcr den Kunden? Bekommt der Kunde Skonto? Wenn ja, wieviel und innerhalb welchen Zahlungsziels? Gilt f\u00fcr den Kunden die Steuerschuldumkehr<\/a>? Gilt f\u00fcr den Kunden das SEPA-Lastschriftverfahren? Gibt es ein Kreditlimit? Usw.
\nAuf diese Informationen greift das Programm zur\u00fcck, wenn entsprechende Dokumente erstellt werden. Eine professionelle Handwerkersoftware sollte den Anspruch erf\u00fcllen, dass wesentliche Einstellungen f\u00fcr einen Kunden nur einmal vorgenommen werden m\u00fcssen. Dennoch muss die Software immer flexibel bleiben, denn \u201eFix ist nix\u201c, wie wir so oft von unseren Kunden zu h\u00f6ren bekommen.<\/p>\n

Projektverwaltung<\/strong><\/p>\n

Wenn ein Kunde zum regelm\u00e4\u00dfigen Auftraggeber wird, wird die Kundenhistorie schnell un\u00fcbersichtlich. Eine Projektverwaltung schafft hier Abhilfe. Wichtig ist, dass eine Projektverwaltung nicht nur Dokumente speichert, die mit der Handwerkersoftware erzeugt wurden, sondern dass dem Projekt auch externe Dateien hinzugef\u00fcgt werden k\u00f6nnen, wie beispielsweise Bilder oder Excel-Dateien. Somit ist es m\u00f6glich alle relevanten Daten, die das Projekt betreffen in der Projektverwaltung zu speichern.<\/p>\n

Unterst\u00fctzung durch mobile Apps<\/strong><\/p>\n

Der Handwerker ist viel unterwegs und verdient sein Geld nicht im B\u00fcro, sondern Vor-Ort beim Kunden oder auf der Baustelle. Der Wunsch, s\u00e4mtliche Kundendaten immer parat zu haben oder Daten Vor-Ort erfassen zu k\u00f6nnen, ohne sie dann im B\u00fcro manuell nochmals in die Handwerkersoftware eingeben zu m\u00fcssen, ist heutzutage kein Luxusanspruch mehr. Handwerkerprogramme vieler Hersteller bieten Apps an, um \u00fcber das Smartphone oder das Tablet auf Daten zuzugreifen oder Daten erfassen zu k\u00f6nnen. Ein Handwerksbetrieb kann sich mithilfe von Apps optimal organisieren und somit wesentlich die Effizienz steigern.<\/p>\n

Auswertungen<\/strong><\/p>\n

In der Datenbank einer Handwerkersoftware sammeln sich \u00fcber die Zeit viele Daten an. Eine professionelle Software muss Analysewerkzeuge zur Verf\u00fcgung stellen, um diese Daten auswerten zu k\u00f6nnen. Von einfachen Adresslisten \u00fcber Rechnungsb\u00fccher bis hin zu Kontakt\u00fcbersichten gibt es viele Auswertungsm\u00f6glichkeiten, um einen \u00dcberblick \u00fcber Stammdaten und den Gesch\u00e4ftsverlauf zu erhalten. F\u00fcr die Gesch\u00e4ftsleitung ist es besonders wichtig Ums\u00e4tze und Auftragseing\u00e4nge nachvollziehen zu k\u00f6nnen. Umfangreiche Auswertungsm\u00f6glichkeiten sind definitiv ein Muss f\u00fcr jeden seri\u00f6sen Handwerksbetrieb.<\/p>\n

Aufma\u00df<\/strong><\/p>\n

F\u00fcr viele Handwerker ist die Aufma\u00dfverwaltung<\/a> die wichtigste Funktion \u00fcberhaupt. In diesem Bereich trennt sich auch h\u00e4ufig die Spreu vom Weizen bei den Handwerkerprogrammen. Drei Aufma\u00dfarten sollte eine Handwerkersoftware zur Verf\u00fcgung stehen:<\/p>\n

Einzelaufma\u00df: Hier werden Aufma\u00dfe einzeln erfasst und den jeweiligen Positionen zugeordnet.<\/p>\n

Spaltenaufma\u00df: Hierbei k\u00f6nnen mehrere Fl\u00e4chen auf einmal eingetragen werden und wiederum Positionen zugewiesen werden.<\/p>\n

Raumaufma\u00df: Als Grundlage f\u00fcr die Aufma\u00dferfassung dient eine Raumstruktur, welche mit Aufma\u00dfen versehen wird. Die Fl\u00e4chen der R\u00e4ume k\u00f6nnen dann wiederum mit den Positionen verkn\u00fcpft werden. Unerl\u00e4sslich f\u00fcr gro\u00dfe Projekte.<\/p>\n

F\u00fcr die Erstellung von Teilrechnungen sollten alle Aufma\u00dfarten die Erstellung von Teilaufma\u00dfen unterst\u00fctzen.
\nBesonders effizienzsteigernd ist die Erfassung von Aufma\u00dfen Vor-Ort mithilfe einer App, welche dann direkt in die Handwerkersoftware \u00fcbertragen werden. Damit spart man sich nicht nur zus\u00e4tzliche Arbeit, sondern senkt auch das Risiko f\u00fcr Eingabefehler.<\/p>\n

Nachkalkulation<\/strong><\/p>\n

In den Meisterschulen wird den angehenden Meistern beigebracht, wie wichtig die Nachkalkulation f\u00fcr eine seri\u00f6se Betriebsf\u00fchrung ist. Aus diesem Grund sollte auch eine Handwerkersoftware zumindest die Option f\u00fcr eine Nachkalkulation mitbringen.
\nNachkalkulation bedeutet, dass das Soll eines Auftrags den tats\u00e4chlichen Ist-Werten gegen\u00fcbergestellt wird. Somit kann der Handwerker nachvollziehen, ob ein Projekt wie geplant verlief und wieviel mit dem Auftrag tats\u00e4chlich verdient wurde.<\/p>\n

Damit sollten die g\u00e4ngigsten Funktionen, die eine Handwerkersoftware mitbringen sollte, abgedeckt sein. Je nach Gewerk gibt es noch wichtige Merkmale, wie beispielsweise eine Reparaturauftragsverwaltung f\u00fcr Elektriker oder ein Wartungsmanagement<\/a> f\u00fcr Heizung-Sanit\u00e4r Betriebe.
\nProgramme f\u00fcr 50,- \u20ac decken diese Anspr\u00fcche sicherlich nicht ab, aber man muss auch keine f\u00fcnfstelligen Betr\u00e4ge f\u00fcr ein ordentliches Werkzeug im Handwerksb\u00fcro ausgeben. Ich hoffe dieser Artikel hilft bei der Auswahl und Entscheidung f\u00fcr die richtige Handwerkersoftware.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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