Die meisten Supportanfragen bekommen wir rund um das Thema Teil- und Abschlagsrechnungen. Deshalb möchten wir in diesem Blogartikel auf häufig missverstandene Begrifflichkeiten eingehen und den praktischen Ablauf der Erstellung von Teil- und Abschlagsrechnungen mithilfe der Handwerkersoftware TopKontor darstellen.
Unterschied zwischen Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen
Häufig bekommen wir die Frage gestellt, was denn der Unterschied zwischen einer Teilrechnung und einer Abschlagsrechnung ist. Beide Abrechnungsarten haben gemein, dass der Vorgang jeweils mit einer Schlussrechnung abgeschlossen wird. Der Unterschied zwischen den Rechnungsarten lässt sich schon von der Begrifflichkeit gut ableiten.
Man kann es sich so vorstellen, dass bei einer Teilrechnung genau die „Teile“ abgerechnet werden, die bereits verbaut wurden. Wobei unter „Teile“ auch Arbeitsstunden, Maschinenstunden oder andere Leistungen zu verstehen sind. Häufig wird eine Teilrechnung auch in Verbindung mit einem Teilaufmaß erstellt. Hierbei werden im Aufmaß genau die Flächen oder Strecken angegeben, die bearbeitet wurden und somit in Rechnung gestellt werden können. Im Aufmaß werden die ermittelten Maße hinterlegt und dienen somit als Grundlage für die Berechnung. Der Auftraggeber erhält somit neben der Rechnung auch ein Aufmaßblatt, damit die in Rechnung gestellten Positionen für ihn nachvollziehbar sind.
Bei einer Abschlagsrechnung geht es nicht so exakt zu. Hierbei wird ein Abschlag in Höhe eines Prozentsatzes oder einer pauschalen Summe in Rechnung gestellt. Dabei ist für den Kunden nicht ersichtlich, welche Artikel und Leistungen verbaut bzw. vollbracht wurden. Gerade öffentliche Auftraggeber haben mit dieser Verrechnungsmethode Schwierigkeiten und fordern eine Abrechnung nach VOB. §14 Abs. 1 VOB sagt aus, dass der Auftragnehmer seine Leistungen prüfbar abzurechnen hat sowie Art und Umfang der erbrachten Leistungen nachzuweisen sind. Mit einer Abschlagsrechnung ist dies nicht möglich. Nur eine Teilrechnung erfüllt diese Vorgabe.
Erstellung von Abschlagsrechnungen in der Praxis
Grundlage für eine Abschlagsrechnung ist ein Basisdokument (bspw. ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung). In TopKontor Handwerk kann eine Abschlagsrechnung erstellt werden, wenn im geöffneten Basisdokument der Menüpunkt „Teil-/Abschlagsrechnung“ aufgerufen wird und man im darauf erscheinenden Fenster „Neue Abschlagsrechnung erstellen“ auswählt.
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Daraufhin erscheint der Dialog, in welchem eine pauschale Summe oder Prozentsatz angegeben werden kann. Als Berechnungsgrundlage für den Prozentsatz dient die Summe des Basisdokuments. Die Option „Abschlagsrechnung kumulativ erzeugen“ wird später in diesem Artikel erklärt:
Mit Übernahme der Summe bzw. Prozentvorgabe wird die Abschlagsrechnung erzeugt:
Teilrechnung in der Praxis
Wie die Abschlagsrechnung benötigt auch die Teilrechnung ein Basisdokument. Damit es nicht zu kompliziert wird, verzichten wir darauf, auch noch das Teilaufmaß mit einzubauen. Um in TopKontor Handwerk eine Teilrechnung zu erzeugen, ist ebenfalls der Menüpunkt „Teil-/Abschlagsrechnung“ auszuwählen:
Daraufhin führt die Auswahl „Neue Teilrechnung erstellen“ zur Positionsangabe für die Teilrechnung. Die Positionen werden aus dem Basisdokument übernommen. Somit muss noch die Menge der abzurechnenden Positionen angegeben werden:
Indem die angegebenen Mengen übernommen werden, öffnet sich dementsprechend die Teilrechnung:
Kumulierte Teil- und Abschlagsrechnungen
Wie schon bei dem Beispiel der Abschlagsrechnung angedeutet, gibt es die Möglichkeit Teil- und Abschlagsrechnungen kumuliert zu erstellen. Bei Teilrechnungen ist dies im System bereits standardmäßig voreingestellt und bei Abschlagsrechnungen kann dies eingestellt werden, wenn die erste Abschlagsrechnung erstellt wird. Aber was bedeutet kumuliert überhaupt? Die kumulative Darstellung bedeutet, dass alle bereits in Rechnung gestellten Teil- bzw. Abschlagsrechnungen bei der nächsten Rechnung, bis hin zur Schlussrechnung, mit aufgeführt werden. In TopKontor Handwerk wird zusätzlich dargestellt, welche Rechnungen schon bezahlt wurden und was der insgesamt noch zu zahlende Betrag ist:
Dies hat für den Auftraggeber den Vorteil, dass er genau weiß, wieviel für den gesamten Auftrag bereits in Rechnung gestellt wurde bzw. was er insgesamt noch zu bezahlen hat. Gerade bei großen Projekten ist dies sehr hilfreich. Deshalb wird die kumulative Teil- bzw. Schlussrechnungsstellung von vielen Auftraggebern vorausgesetzt.
Damit Sie die Beispiele nachvollziehen können, laden Sie hier die kostenlose Demoversion von TopKontor Handwerk.