Immer wieder zeigen sich unsere Kunden überrascht und verunsichert, wenn sie nach Recherchen feststellen, welche Preisspannen es im Bereich Handwerkersoftware gibt. Schon für unter 50,- € werden Programme angeboten. Ein Handwerker kann aber auch über 10.000,- € in eine Software investieren. Dass es hier gravierende Unterschiede in Qualität und Leistungsumfang geben muss, liegt auf der Hand. Aber welche Funktionen braucht ein Handwerker im Arbeitsalltag überhaupt?
Von gewerksspezifischen Funktionsansprüchen einmal abgesehen, gibt es benennbare Funktionsmerkmale, die eine Software für Handwerker mit professionellen Ansprüchen benötigt. In diesem Blogartikel werde ich die wichtigsten Funktionen beschreiben, die unserer Erfahrung nach für Handwerker im Bau- und Baunebengewerbe wichtig sind.
Erstellung von Dokumenten
Kern jeder Software für Handwerker ist die Erstellung von Dokumenten. Dies umfasst Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Gutschriften. Viele Handwerker benötigen auch die Möglichkeit, eigene Belegtypen definieren zu können, wie beispielsweise eine Offerte, einen Kommissionierungsbeleg oder ein Dokument als Vorstufe zu einem Angebot zur groben Erfassung der Auftragspositionen.
Das wesentliche Funktionsmerkmal einer professionellen Handwerkersoftware ist die Umwandelbarkeit von Dokumenten, was gegenüber der Dokumentenbearbeitung in Word oder Excel einen erheblichen Vorteil im Arbeitsalltag bedeutet. So kann ein Angebot direkt in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung umgewandelt werden, wobei sämtliche Positionen samt Kalkulation übernommen werden.
Jeder Handwerksbetrieb, der sich auch um öffentliche Aufträge bemüht, muss auch Teil- und Abschlagsrechnungen erstellen können. Unter Abschlagsrechnungen versteht man einen fixen Abschlag (in Prozent oder Betrag) von der Gesamtsumme eines Ursprungsdokuments (bspw. eines Angebots). Mit einer Teilrechnung hingegen wird der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich erbrachte Aufwand in Rechnung gestellt. Dies kann sehr komplex werden. Vor allem dann, wenn über den gesamten Projektverlauf mehrere Teilrechnungen erstellt werden müssen. Mithilfe einer Handwerkersoftware behält man nicht nur den Überblick, welche Positionen und in welcher Anzahl bereits abgerechnet wurden bzw. welche noch abzurechnen sind, sondern ermöglicht auch eine kumulative Darstellung, wie es gem. VOB Standard ist. Kumulativ bedeutet, dass jede Teilrechnung auch die bereits in Rechnung gestellten Beträge ausweist und dabei auch darstellt, welche Beträge bereits bezahlt wurden und welcher Betrag insgesamt noch offen ist. Richtig spannend wird es, wenn Teilrechnung in Verbindung mit Teilaufmaßen erstellt werden müssen. Dieser Aufgabe sind nur professionelle Handwerkerprogramme gewachsen.
Schnittstellen
Der Austausch von Daten erleichtert in vielen Bereichen nicht nur die tägliche Arbeit im Handwerksbüro, sondern ist häufig auch Voraussetzung, um mit öffentlichen Stellen, Hausverwaltungen oder Lieferanten effizient zusammenarbeiten zu können. Einige Schnittstellen sind besonders wichtig und sollten in keiner Handwerkersoftware fehlen:
GAEB
Ausschreibungen werden häufig – und im Baubereich auch meist ausschließlich – im GAEB-Format angeboten und abgewickelt. Eine Software, die das GAEB-Format versteht, kann das Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung importieren, wodurch es bearbeitet und auf einfachem Weg als Angebot kalkuliert werden kann.
Aber nicht nur öffentliche Stellen arbeiten mit GAEB. Auch Architekten übermitteln ihre Leistungsverzeichnisse per GEAB an Handwerker. Auch der Handwerker selbst kann beispielsweise eine Angebotsaufforderung als GAEB-Datei an Subunternehmer übermitteln.
Für die Auftragsbearbeitung im Handwerk ist GAEB der Standard. Eine Verwaltungssoftware, die GAEB nicht beherrscht, hat im Handwerksbüro nichts zu suchen!
Datanorm
Beinahe alle Lieferanten für den Handwerksbereich stellen Ihre Artikeldaten als Datanorm Datensatz zur Verfügung. Damit können sämtliche Artikeldaten der Lieferanten in den lokalen Artikelstamm der Handwerkersoftware importiert werden und somit für die Dokumentenerstellung samt Kalkulation verwendet werden. Einige Lieferanten haben ein Sortiment von mehreren Millionen Artikeln. Es liegt auf der Hand, dass die Arbeit im lokalen Artikelstamm der Handwerkersoftware mithilfe von Suchfunktionen sehr viel einfacher und effizienter ist, als in dicken Katalogen zu blättern.
IDS-Connect
Jeder namhafte Lieferant für Handwerker im Bau- und Baunebengewerbe stellt einen Webshop zur Verfügung. Die IDS-Connect Schnittstelle ermöglicht es, dass Warenkörbe, die im Webshop erstellt wurden, direkt in ein Dokument in der Handwerkersoftware importiert werden können. Umgekehrt funktioniert es selbstverständlich auch. Artikel eines Dokuments können direkt in den Warenkorb des Webshops übermittelt werden. Auch diese Schnittstelle sollte ein Handwerkerprogramm unbedingt besitzen.
Mareon
Mareon ermöglicht die Kommunikation zwischen Hausverwaltungen und Handwerkern. Viele Hausverwaltungen setzen für die Auftragsvergabe die Mareon Schnittstelle bei Handwerkern voraus.
Datev
Alle erstellten Rechnungen werden in der Auftragsverwaltung erfasst. Mithilfe der Datev-Schnittstelle können diese Daten direkt an den Steuerberater oder ein Buchhaltungsprogramm übermittelt werden und müssen dadurch nicht erneut erfasst werden.
Vorkalkulation
Das Herzstück jeder Handwerkersoftware sollte eine einfach zu bedienende Vorkalkulation sein. Selbstkosten, Einkaufspreise sowie Aufschlagssätze müssen flexibel hinterlegt werden können, damit sich die Preise bei der Dokumentenerstellung von selbst berechnen. Dennoch müssen manuelle Anpassungen jederzeit möglich sein. Zudem muss ein Handwerker mit einem Mausklick sehen, was in einem Dokument pro Position, Block und insgesamt verdient ist.
Kundenverwaltung
Eine Kundenverwaltung ist eine Selbstverständlichkeit in jeder Bürosoftware. Allerdings ist es scheinbar eine Kunst, die Kundenverwaltung übersichtlich zu gestalten und sie mit wesentlichen Optionen zu verstehen. Bei jedem Kunden sollte über eine Historie auf alle erstellten Dokumente zugegriffen werden können. Außerdem müssen die Konditionen festgelegt werden können, die für den Kunden gelten: Welcher Aufschlagssatz gilt für den Kunden? Bekommt der Kunde Skonto? Wenn ja, wieviel und innerhalb welchen Zahlungsziels? Gilt für den Kunden die Steuerschuldumkehr? Gilt für den Kunden das SEPA-Lastschriftverfahren? Gibt es ein Kreditlimit? Usw.
Auf diese Informationen greift das Programm zurück, wenn entsprechende Dokumente erstellt werden. Eine professionelle Handwerkersoftware sollte den Anspruch erfüllen, dass wesentliche Einstellungen für einen Kunden nur einmal vorgenommen werden müssen. Dennoch muss die Software immer flexibel bleiben, denn „Fix ist nix“, wie wir so oft von unseren Kunden zu hören bekommen.
Projektverwaltung
Wenn ein Kunde zum regelmäßigen Auftraggeber wird, wird die Kundenhistorie schnell unübersichtlich. Eine Projektverwaltung schafft hier Abhilfe. Wichtig ist, dass eine Projektverwaltung nicht nur Dokumente speichert, die mit der Handwerkersoftware erzeugt wurden, sondern dass dem Projekt auch externe Dateien hinzugefügt werden können, wie beispielsweise Bilder oder Excel-Dateien. Somit ist es möglich alle relevanten Daten, die das Projekt betreffen in der Projektverwaltung zu speichern.
Unterstützung durch mobile Apps
Der Handwerker ist viel unterwegs und verdient sein Geld nicht im Büro, sondern Vor-Ort beim Kunden oder auf der Baustelle. Der Wunsch, sämtliche Kundendaten immer parat zu haben oder Daten Vor-Ort erfassen zu können, ohne sie dann im Büro manuell nochmals in die Handwerkersoftware eingeben zu müssen, ist heutzutage kein Luxusanspruch mehr. Handwerkerprogramme vieler Hersteller bieten Apps an, um über das Smartphone oder das Tablet auf Daten zuzugreifen oder Daten erfassen zu können. Ein Handwerksbetrieb kann sich mithilfe von Apps optimal organisieren und somit wesentlich die Effizienz steigern.
Auswertungen
In der Datenbank einer Handwerkersoftware sammeln sich über die Zeit viele Daten an. Eine professionelle Software muss Analysewerkzeuge zur Verfügung stellen, um diese Daten auswerten zu können. Von einfachen Adresslisten über Rechnungsbücher bis hin zu Kontaktübersichten gibt es viele Auswertungsmöglichkeiten, um einen Überblick über Stammdaten und den Geschäftsverlauf zu erhalten. Für die Geschäftsleitung ist es besonders wichtig Umsätze und Auftragseingänge nachvollziehen zu können. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten sind definitiv ein Muss für jeden seriösen Handwerksbetrieb.
Aufmaß
Für viele Handwerker ist die Aufmaßverwaltung die wichtigste Funktion überhaupt. In diesem Bereich trennt sich auch häufig die Spreu vom Weizen bei den Handwerkerprogrammen. Drei Aufmaßarten sollte eine Handwerkersoftware zur Verfügung stehen:
Einzelaufmaß: Hier werden Aufmaße einzeln erfasst und den jeweiligen Positionen zugeordnet.
Spaltenaufmaß: Hierbei können mehrere Flächen auf einmal eingetragen werden und wiederum Positionen zugewiesen werden.
Raumaufmaß: Als Grundlage für die Aufmaßerfassung dient eine Raumstruktur, welche mit Aufmaßen versehen wird. Die Flächen der Räume können dann wiederum mit den Positionen verknüpft werden. Unerlässlich für große Projekte.
Für die Erstellung von Teilrechnungen sollten alle Aufmaßarten die Erstellung von Teilaufmaßen unterstützen.
Besonders effizienzsteigernd ist die Erfassung von Aufmaßen Vor-Ort mithilfe einer App, welche dann direkt in die Handwerkersoftware übertragen werden. Damit spart man sich nicht nur zusätzliche Arbeit, sondern senkt auch das Risiko für Eingabefehler.
Nachkalkulation
In den Meisterschulen wird den angehenden Meistern beigebracht, wie wichtig die Nachkalkulation für eine seriöse Betriebsführung ist. Aus diesem Grund sollte auch eine Handwerkersoftware zumindest die Option für eine Nachkalkulation mitbringen.
Nachkalkulation bedeutet, dass das Soll eines Auftrags den tatsächlichen Ist-Werten gegenübergestellt wird. Somit kann der Handwerker nachvollziehen, ob ein Projekt wie geplant verlief und wieviel mit dem Auftrag tatsächlich verdient wurde.
Damit sollten die gängigsten Funktionen, die eine Handwerkersoftware mitbringen sollte, abgedeckt sein. Je nach Gewerk gibt es noch wichtige Merkmale, wie beispielsweise eine Reparaturauftragsverwaltung für Elektriker oder ein Wartungsmanagement für Heizung-Sanitär Betriebe.
Programme für 50,- € decken diese Ansprüche sicherlich nicht ab, aber man muss auch keine fünfstelligen Beträge für ein ordentliches Werkzeug im Handwerksbüro ausgeben. Ich hoffe dieser Artikel hilft bei der Auswahl und Entscheidung für die richtige Handwerkersoftware.