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Datensicherung – warum Sie Panik haben sollten!

Obwohl wir unsere Kunden immer wieder auf das Thema Datensicherung aufmerksam machen, passieren regelmäßig Dramen wegen Datenverlusten. Leider wird häufig erst dann realisiert wie wichtig eine Datensicherung ist, wenn ein Schadensfall eingetreten ist und nicht alle Daten wiederhergestellt werden können. Wir wünschen uns, dass ein Bewusstsein für dieses wichtige Thema entsteht, bevor ein Datenverlust eintritt. Denn Dramen dieser Art lassen sich leicht vermeiden. Eine zuverlässige Datensicherung ist schnell eingerichtet und nicht teuer. Bitte lesen Sie diesen Artikel, denn wir leiden jedes Mal mit, wenn wir unseren Kunden mitteilen müssen, dass ihre Daten unwiederbringlich verloren sind.

Verlorene Erinnerungen

Vor einigen Jahren betrat ein Kunde sichtlich aufgelöst unseren Laden – damals hatten wir noch das IT-Systemhaus 2Bsafe. Er hielt eine Festplatte in der Hand und meinte mit gebrochener Stimme, dass dort alle Fotos seiner dreijährigen Tochter drauf gespeichert sind und die Festplatte nicht mehr reagiere. Er sagte, dass seine Ehe ernsthaft in Gefahr sei, wenn wir die Daten nicht wiederherstellen können. Auf meine Frage nach einem Backup schüttelte er mit gesenktem Blick den Kopf.

Der Datenträger war so zerstört, dass wir keine Daten rekonstruieren konnten. Sogar  ein spezialisierter Dienstleister für Datenwiederherstellung war nicht in der Lage, die Daten zu rekonstruieren, weil der Datenträger auch physikalisch beschädigt war.

Als ich dem Kunden mitteilen musste, dass die Daten unwiderruflich verloren sind, kaufte er mit Tränen in den Augen eine USB-Festplatte sowie eine Sicherungssoftware. Mit einer Investition von 100,- € hätte sich ein solches Drama verhindern lassen.

Naturgewalten, Verschlüsselungstrojaner und herkömmliche Verbrecher

Es gibt unzählige Möglichkeiten, die Datenverluste verursachen können. Dass es sich dabei um reale Gefahren handelt, die wirklich jedermann treffen können, realisieren wir häufig erst, wenn es uns selbst erwischt hat.

Brand und Wasserschäden können jeden treffen. Elektronik hält Hitze und Wasser nicht stand. Wenn Ihr Server im Keller steht, ist bspw. ein Wasserrohrbruch eine legitime Gefahr für Ihre Daten.

Als häufigsten Schaden nehmen wir derzeit Verschlüsselungstrojaner war. Diese gelangen meist durch E-Mails auf Ihren Rechner. Diese E-Mails sind inzwischen so raffiniert, dass selbst Fachleute wie wir stellenweise nicht mehr sicher beurteilen können, ob es sich um einen Betrugsversuch oder eine legitime Anfrage von einem bekannten Kontakt handelt. Wenn der Anhang geöffnet wird, installiert sich der Verschlüsselungstrojaner. Dabei verschlüsselt dieser meist nicht nur die Daten des lokalen Rechners, sondern die Daten des gesamten Netzwerks! Sobald die Daten verschlüsselt sind, erscheint eine Meldung, dass man reichlich Bitcoin zu zahlen hat, um die Daten wieder zu entschlüsseln. Ob die Daten dann tatsächlich entschlüsselt werden, wenn gezahlt wurde, ist zweifelhaft. Schließlich handelt es sich um das Versprechen eines Verbrechers.

Die böse Mitteilung eines Verschlüsselungstrojaners

Es geht aber auch simpler: Eine Einbrecherbande plündert Ihr Büro und nimmt alle Computer mit. Die Hardware ersetzt vermutlich Ihre Versicherung. Wenn Sie aber keine Datensicherung haben, welche Sie an einem anderen Ort aufbewahren, haben Sie ein ernsthaftes Problem. Bspw. kann der dauerhafte Verlust Ihrer Geschäftsdaten zu einer Steuerschätzung des Finanzamts führen. Im schlimmsten Fall steht sogar die Existenz Ihrer Firma auf dem Spiel.

Es müssen aber nicht immer kriminelle Energien oder Naturgewalten sein, die Ihre Daten gefährden. Jedem kann auch mal ein Fehler passieren. Bspw. wird versehentlich ein wichtiger Ordner gelöscht oder ein aktueller Versionsstand einer Datei überschrieben. Mit einer aktuellen Datensicherung kein Problem – ohne Datensicherung hat fast jeder Löschvorgang Krisenpotential.

Abgesehen davon können elektronische Geräte auch einfach defekt gehen. Auch neue Festplatten sind keine Garantie dafür, dass Ihre Daten sicher sind. Ein Festplattencrash kann jederzeit passieren.

Daten doppelt zu speichern ist keine Datensicherung!

Häufig herrscht durchaus ein abstraktes Verständnis dafür, dass Datensicherung wichtig ist. Deshalb beobachten wir immer wieder, dass wichtige Daten doppelt gespeichert werden – manchmal sogar auf dem gleichen Datenträger. Das aber ist keine Datensicherung!

Wenn man einen Moment darüber nachdenkt, leuchtet es vermutlich ein, dass eine Datensicherung auf den gleichen Datenträger nur davor schützt, falls Daten versehentlich gelöscht oder überschrieben werden. Sollte der Datenträger ausfallen oder wie in obigen Szenarien geschildert gestohlen, verschlüsselt oder sonst wie beschädigt werden, bringt Ihnen eine solche „Datensicherung“ überhaupt nichts.

Auch eine Datensicherung auf einen zusätzlichen Datenträger in Ihrem Netzwerk ist kein adäquater Schutz. Denn ein Verschlüsselungstrojaner oder ein Einbrecher würden auch dieses zusätzliche Speichermedium verschlüsseln bzw. mitnehmen. 

Die optimale Datensicherung

Als Prüfer für IT-Berufe der IHK-Schwaben stelle ich gerne die Frage bei der Abschlussprüfung, wie denn eine optimale Datensicherung aussieht, damit Daten unter allen Umständen wiederhergestellt werden können. Leider haben auch angehende Profis nicht immer ein grundlegendes und umfassendes Verständnis für dieses wichtige Thema.

Im ersten Schritt benötigen wir eine zuverlässige tägliche Datensicherung auf externe Datenträger (bspw. USB-Festplatten). Diese Datenträger lassen Sie rotieren, damit immer ein Datenstand nicht angeschlossen und im selben Gebäude ist. Sie können den Datenträger in einem brandsicheren Safe lagern oder Sie nehmen ihn mit nach Hause. Wenn der Datenträger das Haus verlässt, ist es wichtig die Daten zu verschlüsseln, damit im Falle eines Verlusts oder Diebstahls die Daten nicht von jedermann eingesehen werden können.

Ein mögliches Szenario wäre, dass Sie automatisiert jeden Abend um 23:00 Uhr eine Komplettsicherung anstoßen. Am nächsten Morgen werden die Datenträger gewechselt und die aktuelle Datensicherung an einem sicheren Ort aufbewahrt. Für dieses Szenario benötigen Sie mindestens zwei Festplatten mit viel Speicherplatz sowie eine Sicherungssoftware. Wenn Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen, können Sie Ihre Daten auch einfach täglich in die Cloud sichern. Für unsere TopKontor Handwerk Kunden bieten wir einen solchen Service an. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich nicht um den regelmäßigen Austausch von Datenträgern kümmern müssen. Im Falle eines Datenverlustes spielen wir Ihnen die Daten einfach zurück und Sie können nahtlos weiterarbeiten.

Welches System Sie nutzen, ist nicht wichtig. Wichtig ist nur, dass Sie ein funktionierendes und sicheres Datensicherungssystem haben, mit welchem Sie jederzeit und unter allen Umständen Ihre Daten wiederherstellen können. Ich appelliere an Ihre Vernunft als gewissenhafte/r und professionelle/r Geschäftsmann/frau: Datensicherung sollte ein gewissenhaft beachteter Faktor Ihrer Geschäftsprozesse sein!

Bei Fragen zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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