Ein Angebot schreiben – was muss ich als Handwerker beachten?

Ein Angebot zu erstellen ist vergleichbar mit einer Bewerbung schreiben: Sie möchten als Handwerker Ihren Kunden davon  überzeugen, dass Sie den Zuschlag für sein Bauvorhaben erhalten? Dazu benötigt der Kunde klare und stichhaltige Informationen über Ihre Arbeit und natürlich über die Kosten.

Zum Inhalt

Fallbeispiel „Es war einmal …unser Handwerker“
Arbeitsumfang – können Sie (sich) den Auftrag leisten?
Nachkalkulation ist Vorkalkulation – vereinfachen Sie Ihre Abläufe
Nicht kalkulierbare Umstände – Wie formulieren Sie das im Angebot?
Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis – Welche Alleinstellungsmerkmale haben Sie zu bieten?
Ein Beratungsgespräch im Vorfeld: Finden Sie heraus, was der Kunde wirklich will
Preiskalkulation: So berechnen Sie Ihr Angebot für den Kunden
Wie sag ich‘s meinem Auftraggeber? So sieht ein fundiertes Angebot aus
Posten auf Ihrem Angebot – wie detailliert sollten Sie diese auflisten?
Corporate Design – Ihr persönliches Erscheinungsbild: Wie schaut’s aus?
Haben Sie alles bedacht? Dann ab zur Post!
„Haben Sie noch Fragen?“ – Haken Sie beim Kunden nach
Der Kunde hat „ja“ gesagt – Ihr Angebot wurde angenommen
Nachtragsangebot – Wenn es zu Änderungen des Auftrags kommt
Zuschlag nicht erhalten? – Ein Tipp zum Schluss

Fallbeispiel „Es war einmal …unser Handwerker“

„Unser Handwerker war einmal Jungunternehmer. Relativ neu im Geschäft  hatte er bis dato nur kleine Aufträge an Land gezogen.“Unser Handwerker nagelt kleine Fische an die Wand

„Doch dann, eines Tages, erhielt er von einem zufriedenen Kunden eine Anfrage für einen großen Auftrag.“

Unser Handwerker zieht einen dicken Fisch an Land

„Er sollte dem Kunden nun ein Angebot unterbreiten. Unser Handwerker setzte sich an seinen Schreibtisch. Er grübelte und überlegte und rechnete und kalkulierte. Vor lauter Aufregung drehte sich alles um ihn herum. Er bekam die vielen Zahlen von Stückkosten, Einzelpreisen, Maßangaben, Löhnen einfach nicht in den Griff. Er wusste einfach nicht, wo er beginnen sollte.“

„Und plötzlich stand Nepomuk, das Büromonster, hinter ihm – bedrohlich, riesengroß – saß es ihm im Nacken.“

Unser Handwerker wird vom Büromonster Nepomuk heimgesucht

„Unser armer Handwerker versuchte verzweifelt das Monster zu zähmen. Da entdeckte er den folgenden Beitrag, der ihm half, Nepomuk in den Griff zu bekommen…“Unser Handwerker bekommt Nepomuk in Griff

Bevor Sie ein Angebot schreiben, gibt es einige Überlegungen und Recherchen zum Auftrag, die Sie vorab anstellen sollten. Natürlich steht der wirtschaftliche Erfolg Ihres Handwerkbetriebes im Vordergrund. Doch nicht nur die finanziellen Gründe spielen eine Rolle, wenn Sie sich um einen Auftrag „bewerben“. Fragen Sie sich auch: Was verspreche ich mir neben monetären Erträgen?

  • Renommee für meine Firma,
  • mögliche Folgeaufträge,
  • einen Einstieg in ein neues Geschäftsfeld,
  • neue Kunden?

Davon hängt Ihre Preisgestaltung ab. Denn haben Sie auch andere Benefits, so ist es leichter, zum Beispiel über einen Preisnachlass  nachzudenken.

Arbeitsumfang – können Sie (sich) den Auftrag leisten?

Eine wichtige Frage, die Sie sich zudem stellen sollten: „Kann ich den Auftrag überhaupt leisten – in der vom Kunden vorgegebenen Zeit, in dem Umfang und in der geforderten Qualität?“

Zuverlässigkeit und Arbeiten „in time“ werden Ihnen vom Kunden hoch angerechnet und Sie können, bei eigenem gutem Zeitmanagement, hier sehr leicht punkten. Sie sollten sich jedoch vorher gut überlegen, ob Sie das halten können, was Sie dem Kunden mit Ihrem Angebot versprechen.

Betrachten wir jedoch zunächst den Kunden. Dieser kann ein privater Auftraggeber, ein Architekt oder Bauunternehmer mit Subaufträgen, oder die öffentliche Hand mit Ausschreibungen sein. Je nachdem, von wem das Auftragsangebot stammt, ergeben sich Unterschiede in der Angebotserstellung, auf die wir an den entsprechenden Stellen jeweils kurz eingehen werden.

Nachkalkulation ist Vorkalkulation – vereinfachen Sie Ihre Abläufe

Für alle Angebotsarten gilt jedoch zunächst für Sie: Welche zusätzlichen Informationen benötige ich möglicherweise noch, um ein fundiertes Angebot abgeben zu können? Fehlt noch etwas? zum Beispiel in der Ausschreibung, oder war die mündliche oder schriftliche Anfrage noch nicht umfassend?

Sicherlich ähneln sich Ihre Aufträge oftmals. Wenn Sie Fachmann oder Fachfrau für eine bestimmte Aufgabe am Bau sind, oder Kunden Sie weiterempfehlen, wird es häufig ähnliche Leistungen betreffen. Wenn dem so ist, vereinfachen Sie Abläufe und nehmen Sie vergleichbare Angebote bzw. Angebotsteile aus der Vergangenheit als Kalkulationsgrundlage. Schaffen Sie sich sozusagen Angebotsvorlagen oder Muster. Doch Vorsicht! Überprüfen Sie zunächst in einer Nachkalkulation (wenn Sie dies nicht schon gemacht haben), ob Sie damals richtig kalkuliert haben und der abgeschlossene Auftrag den erwarteten Gewinn eingebracht hat. Gleichen Sie die Preise eventuell entsprechend an.

Nachkalkulation mit TopKontor Handwerk

Wie Sie mit der Handwerkersoftware TopKontor eine Nachkalkulation erstellen können, zeigt das folgende Schulungsvideo.

 

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Nicht kalkulierbare Umstände – Wie formulieren Sie das im Angebot?

Wägen Sie ab, oder schöpfen Sie aus Ihrem Erfahrungsschatz, welche möglichen, nicht kalkulierbaren Umstände eintreten könnten, die zusätzliche Maßnahmen erfordern. Denn diese werden Ihre Arbeit aufwändiger, zeitintensiver und somit teurer machen. Beispielsweise eine Stromleitung, die anders verläuft als gekennzeichnet, morsches Gebälk oder Schimmel hinter einem alten Bauteil. Um hinterher nicht das Risiko zu tragen für unverschuldet auftretende Mehrarbeit aufzukommen, sollten Sie eine Klausel im Angebot formulieren, wie: „Für unvorhersehbar anfallende Arbeiten berechnen wir …€/pro Stunde.“

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Angebot vs. Kostenvoranschlag – Wo liegen die Unterschiede?
Was gebe ich dem Kunden an die Hand: einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot? Ein Kostenvoranschlag ist eine fachmännische Einschätzung der vorgesehenen Arbeitsschritte, Material- und Zeitaufwand. Beim Angebot werden die einzelnen Arbeitsschritte, Materialmengen und -kosten genau ermittelt und dargestellt. Der gravierendste Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag liegt allerdings in der Verbindlichkeit: Ein Kostenvoranschlag wirft einen unverbindlichen Blick auf die voraussichtlich anfallenden Kosten eines Werkes und ist damit nicht preisbindend. Sie dürfen als Anbieter von seiner Kalkulation abweichen und einen höheren Endpreis verlangen. Erst bei einer wesentlichen Überschreitung von rund 20 Prozent muss dies dem Kunden rechtzeitig angezeigt werden.
Ein Angebot dagegen ist nach geltendem Recht verbindlich! Sobald der Kunde Ihr Angebot annimmt, also unterschreibt, sind der Preis und die Konditionen festgelegt. Daher sollten Sie sich sicher sein, dass Ihr Angebot richtig kalkuliert ist. Denn sollten Sie nicht in der berechneten Zeit fertig werden, oder stimmen die Materialkosten nicht, tragen Sie das Risiko der Zusatzkosten.
Um dies zu umgehen, gibt es Möglichkeiten für Sie: Zum einen sollten Sie die Gültigkeit Ihres Angebots zeitlich begrenzen. Üblich sind ein bis zwei Monate. Mit einem Satz wie „Bitte beachten Sie, dass unser Angebot bis zum … befristet ist.“ beschränken Sie Ihr Angebot zeitlich.
Wenn Sie sich von vorne herein vor schwankenden Materialpreisen, Berechnungs- oder verhängnisvollen Tippfehlern schützen möchten, können Sie Ihrem Angebot – vollständig oder in einzelnen Teilen – die Zusätze „freibleibend“ oder „unverbindlich“ hinzufügen. Ein freibleibendes oder unverbindliches Angebot können Sie jederzeit zurückziehen und neue Konditionen anbieten. Aber Vorsicht, hier sind zwei Dinge zu bedenken: Erstens ist ein solches Angebot für den Kunden keine verlässliche Grundlage. Der Fairness halber, um Ärger zu vermeiden und um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu signalisieren, sollten sie den Kunden darüber informieren.
Des Weiteren hat Ihr Gegenüber die Möglichkeit, den Spieß umzudrehen und mit einem Angebot seinerseits zu antworten. Hier besteht für Sie Reaktionspflicht: Sie müssen ausdrücklich ablehnen, wenn Sie dies nicht annehmen wollen, ansonsten gilt der Vertrag als geschlossen – zu den Konditionen Ihres Geschäftspartners.(Quelle)

Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis – Welche Alleinstellungsmerkmale haben Sie zu bieten?

Sie beherrschen Ihren Beruf, aber Ihre Konkurrenz ebenfalls. Wie gelingt es Ihnen also, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben, um den Zuschlag zu erhalten? Bei öffentlichen Ausschreibungen geht es meistens darum, wer bei einem vollständigen Angebot den besten Preis anbietet. Nicht nur hier besteht die „halbe Miete“ daher darin, ein allumfassendes, vollständiges, ordentliches und übersichtliches Angebot abzugeben.

In die Waagschale des Auftraggebers können Sie jedoch auch noch weitere Aspekte werfen: Was macht Sie aus? Das im Fachjargon „Personal Branding“ genannte Marketing-Instrument umfasst Ihre Person, mit Ihren Fähigkeiten, Eigenschaften und Ihrer Persönlichkeit: Dazu gehören zum Beispiel Ihre Zuverlässigkeit, Ihre Verbindlichkeit, Ihr Service, Ihre Leistung, besondere Fachkenntnisse und Referenzen. Und: überzeugen Sie auch als Mensch!

Ein Beratungsgespräch im Vorfeld: Finden Sie heraus, was der Kunde wirklich will

An dieser Stelle haben Sie gleich die Möglichkeit, mit Ihrem „Personal Branding“ zu beginnen und mit Ihrer Persönlichkeit zu punkten: Eine gute Absprache im Vorfeld, bevor der Kunde Ihr Angebot erhält, ist die beste Voraussetzung für eine erfolgreiche Auftragsvergabe, bei der am Ende beide Seiten zufrieden sind. Oftmals haben Kunden eine genaue Vorstellung, wie ein Bauvorhaben am Ende aussehen soll. Den Weg dorthin, mit all seinen häufig komplizierten und für den Laien undurchsichtigen Details, kann er sich jedoch nicht ausmalen.

Lernen Sie Ihren Kunden und seine Wünsche kennen. Vermitteln Sie Ihm, dass Sie zuhören und seine Anliegen wahrnehmen – und spiegeln Sie dies letztendlich in Ihrem Angebotsschreiben wieder! Das bringt Ihnen einen Wettbewerbsvorteil.

Ein ausführliches und kompetentes Beratungsgespräch, mit konkreten Ideen und Tipps, alternativen Überlegungen und Möglichkeiten, kann den Kunden noch vor Auftragsvergabe an Sie binden. Dabei spielt eine große Rolle, wie Sie auf ihn zugehen: Offenheit und Ehrlichkeit wird in der Regel wertgeschätzt und anerkannt. Daher dürfen Sie ruhig den Mut haben zu sagen, was nicht möglich ist, was eventuell teurer kommt, als der Kunde sich das vorstellt, was aber möglicherweise auch eine einfachere und kostengünstigere Lösung wäre. Klären Sie also so detailliert wie möglich mit dem Kunden, was er sich vorstellt, besprechen Sie die Möglichkeiten, räumen Sie Missverständnisse und Unklarheiten aus dem Weg und gleichen Sie Ihre Vorstellungen an.

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Wagen Sie persönlichen Kontakt!

Bei öffentlichen Ausschreibungen ist laut Vergabeunterlagen eine persönliche Kontaktaufnahme oft nicht erwünscht. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken! Rufen Sie in der zuständigen Vergabestelle an und nehmen Sie durch einfache, fachliche Fragen Kontakt auf. Über diesen Weg können Sie es möglicherweise schaffen, beim Ansprechpartner in Erinnerung zu bleiben und aus der Masse der Anbieter hervorzustechen.

Geben Sie dem Kunden ein gutes Gefühl in die Hand, indem Sie Verständnis zeigen und mit einfachen Worten erklären, wie Lösungen aussehen könnten. Wiederholen Sie am Ende nochmals die Gesprächsergebnisse, damit Sie sicher sind, alles richtig verstanden zu haben – je konkreter desto besser! Noch vor Ort sollten Sie sich mündliche oder schriftliche Notizen machen, damit Sie nichts vergessen. Fragen Sie Ihren Kunden am Ende des Gesprächs, ob Sie Ihm ein Angebot unterbreiten dürfen (wenn er Sie nicht schon von selbst darauf anspricht) und informieren Sie Ihn, bis wann er dieses erhält. An den Termin sollten Sie sich halten! Auf dieser Basis können Sie dann mit Ihrem Angebot loslegen.

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Bieten Sie dem Kunden einen Mehrwert!

Nutzen Sie Ihr Wissen, oder informieren Sie sich beispielsweise über neue Baumaterialien oder Geräte. Beraten Sie Ihren Kunden diesbezüglich und erläutern Sie ihm, wie er durch seine  Maßnahme möglicherweise finanziell einsparen (zum Beispiel Energiekosten)  und sogar Fördermittel beantragen kann.

Dieser Gesprächsleitfaden hilft Ihnen wichtige Informationen von Ihrem Kunden für den Auftrag zu erhalten:

Hier können Sie sich den Leitfaden für ein Kundengespräch als PDF herunterladen.

Preiskalkulation: So berechnen Sie Ihr Angebot für den Kunden

Nachdem Sie die Erwartungen des Kunden kennen, heißt es nun für Sie, den gespitzten Bleistift zu zücken und zu rechnen. Skizzieren Sie genau Ihre Leistungen, die Sie erbringen. Wenn Sie unsicher sind: Gibt es Erfahrungswerte, wie Referenzkalkulationen, Angebotsvorlagen oder Muster, die Sie zur Hilfe nehmen können, um Ihre Arbeitsstunden und die benötigten Mengen abzuschätzen? Haben Sie Auswertungen von Nachkalkulationen vorliegen, die Hinweise geben? Gibt es Kollegen, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen können? Ermitteln Sie die benötigten Materialmengen anhand von eigenem Aufmaß an Ort und Stelle und externen Kalkulationsdaten, wie Aufrissen und Zeichnungen. Prüfen Sie kritisch, was der Kunde vorgibt, denn oftmals hat er nur ein Halbwissen und verlassen Sie sich auf Ihre eigene Erfahrung.

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Kalkulieren Sie nach!

Insbesondere im Handwerk ist eine Nachkalkulation der abgeschlossenen Aufträge existentiell. Es geht darum, die tatsächlich angefallene Kosten, die so genannten Ist-Kosten, im Nachgang zu berechnen und zu analysieren: wurden die vorkalkulierten Kosten eingehalten oder überstiegen? Welche finanziellen Beiträge haben einzelne Aufträge oder Produkte beigesteuert?

Bei der Preiskalkulation stehen drei große „K’s“ im Vordergrund: die Kosten, die Konkurrenz und der Kunde:

1. Die Preise müssen die Kosten decken

Das hört sich logisch an, ist aber nicht immer Praxis, insbesondere in Krisenzeiten und bei Mischkalkulationen. Das im Handwerk durch hohe Material- und Personalkosten bedingte, oft große Umsatzvolumen, darf Sie nicht darüber hinwegtäuschen, dass dies nicht gleichbedeutend mit hohen Gewinnen ist. Daher ist es wichtig, dass Sie sich einen genauen Überblick über alle im Betrieb anfallenden Kosten verschaffen und auf dieser Basis die Kalkulation für Ihre Angebote aufbauen.

Zu den gesamten Kosten, auf denen Ihre Kalkulation für einen Stundensatz beruht, gehören:

  • Personalkosten inklusive Ihres Lohns und der Lohnnebenkosten,
  • Kosten für Gebäude,
  • Energiekosten,
  • Reparatur- und Wartungskosten,
  • Fahrzeugkosten,
  • Kosten für Marketing und Vertrieb,
  • Verwaltungskosten (z.B. Büromaterial, Porto und Telefon, Gebühren, Versicherungen, Steuern)

Addieren Sie diese Summe für einen Zeitraum, am besten für ein gesamtes Jahr und teilen diese dann durch die fakturierfähigen Arbeitsstunden, dann erhalten Sie einen für Sie kostendeckenden Stundensatz. Damit Ihr Betrieb wachsen kann, rechnen Sie einen Gewinn hinzu. Je nach Auftragsgröße darf die Marge bei 30 Prozent liegen. Bei kleineren Aufträgen darf sie höher sein, bei größeren Aufträgen können Rabatte oder Skonti  den Betrag für den Kunden attraktiver machen. Selbstverständlich ist diese Marge für Sie auch abhängig von strategischen Gesichtspunkten: Möchten Sie diesen Auftrag wegen möglicher Folgeaufträge oder wegen eines Vorzeigeprojektes und des damit verbundenen Renommees unbedingt erhalten, darf die Marge auch geringer ausfallen.

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Wohnen Sie in München oder Buxtehude?

Bei der Preisbildung sind regionale Unterschiede zu beachten. Im Raum München können Sie, wegen des insgesamt hohen Preisniveaus, Ihre Leistungen nicht so günstig anbieten, wie beispielsweise in der Uckermark. Sollten Sie noch keine Erfahrung mit den ortsüblichen Chargen in Ihrer Region haben, so helfen ihnen Gespräche mit Kollegen oder ein Kontakt mit der Handwerkskammer vor Ort.

Um einen Angebotspreis zu berechnen, multiplizieren Sie Ihren ermittelten Stundensatz zuzüglich des Gewinns mit der Anzahl der von Ihnen errechneten Arbeitsstunden, die Sie für den entsprechenden Auftrag kalkulieren. Die angesetzte Stundenanzahl ergibt sich schlicht aus Ihren eigenen Erfahrungswerten. Diese müssen Sie sammeln, hier werden Sie sicherlich das ein oder andere Lehrgeld bezahlen und an dieser Stelle ist es unerlässlich, auf Nachkalkulationsdaten früherer Aufträge zurückzugreifen.

Wenn Sie sich unsicher sind, wie hoch der Zeitaufwand tatsächlich ist, können Sie dem Angebot hinzufügen, dass die Zeitangaben Schätzwerte sind, in der Endabrechnung aber nach dem tatsächlichen Aufwand abgerechnet wird. Allerdings hat dieser Zusatz den Nachteil, dass dies eine „Blackbox“ für den Kunden darstellt und er möglicherweise lieber auf Pauschalangebote zurückgreift.

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Wer liefert die Ware pünktlich und günstig?

Lassen Sie sich immer von verschiedenen Zulieferern Angebote für das benötigte Material machen. Beachten Sie dabei, dass auch die garantierten Lieferzeiten mit dem Auftrag übereinstimmen müssen. Denn was hilft Ihnen ein sehr günstiger Preis, wenn das Material zu spät kommt und durch eine Verzögerung höhere Kosten (z.B. beim Personal) anfallen?

Zu den ermittelten Kosten für die Arbeitszeit kommen nun die Materialkosten und gegebenenfalls Fertigungskosten zuzüglich eines Aufschlags hinzu. Der Zuschlag bei Kleinmaterial, das weniger als 20 Euro kostet, beträgt 100 Prozent, ansonsten ist ein Zuschlag von rund 30 Prozent marktüblich. Bei teuren Materialien gibt es oft einen Listenpreis vom Hersteller, also einen empfohlenen Verkaufspreis. Ansonsten gilt hier fünf Prozent auf den Einkaufspreis.

Möchten Sie dem Kunden Skonti oder Rabatte anbieten, so ziehen Sie diese vom Gesamtpreis der Arbeitsstunden zuzüglich Materialeinsatz ab. Nun erhalten Sie den (Netto-)Angebotspreis.

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Ein kleiner Marketing-Trick!

Ein kleiner Kniff bei der Gewährung von Skonti und Rabatten ist, die Materialstückkosten zunächst etwas höher anzusetzen, um dann vom Gesamtbetrag eine größere Summe als Skonto oder Rabatt abzuziehen. Dieser kleine psychologische Trick, am Ende eine größere Summe als Nachlass zu erhalten, vermittelt dem Kunden, ein gutes Angebot in der Hand zu halten.

2. Die Konkurrenz schläft nicht

Ein Kunde holt in der Regel verschiedene Angebote ein, das ist legitim. Doch wonach sucht er seinen Auftragnehmer aus? Natürlich spielt in erster Linie der Preis eine Rolle. Daher ist es wichtig, Ihre Wettbewerber im Auge zu behalten: Beobachten Sie nicht nur deren Angebote, sondern auch, wie der Service ist, welche Neuheiten sie einführen (zum Beispiel technische Neuerungen) und wie das Angebot präsentiert wird.

Liegt Ihre Kalkulation unter der des Wettbewerbers und Sie haben alle Kosten berücksichtigt, dann haben Sie gute Chancen auf den Zuschlag. Doch was ist, wenn die Konkurrenz günstiger ist? Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis dennoch für den Kunden, weil Sie als besonders zuverlässig, schnell oder fachlich für den entsprechenden Auftrag als am besten geeignet gelten, so sind keine Anpassungen nötig.

Wenn jedoch Ihre Konkurrenz ein besseres Angebot bei gleicher Kompetenz abgibt, wird es schwierig für Sie. Dann sind zwei Überlegungen angebracht: entweder müssen Sie eine andere Kundengruppe bedienen oder Ihre Kosten nochmals unter die Lupe nehmen. Können Fixkosten gesenkt werden (Miete, Fuhrpark, günstigerer Versicherungs- oder Energieanbieter etc.)? Haben Sie Lieferanten miteinander verglichen, eventuelle Rabatte genutzt? Ist durch eine bessere Organisation eine Zeiteinsparung möglich?

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Mühsam ernährt sich das Eichhörnchen

Preise zu vergleichen ist eine Herausforderung. Lieferanten und Großhändler bemühen sich oft durch kleine Tricks und Änderungen ihre Produkte schwer vergleichbar zu gestalten, damit die Preisgebung in der eigenen Hand bleibt. Hier hilft oft nur mühevolles Nachfragen und Nachforschen.

3. Letztendlich entscheidet der Kunde

Der Kunde ist König – denn er entscheidet über die Auftragsvergabe! Daher ist es wichtig für Sie, die richtige Kunden-Zielgruppe für Ihre Angebote ausfindig zu machen und dabei deren Bedürfnisse im Auge zu behalten. Nachvollziehbare Preise und klare, verständliche Angaben sind dabei meistens ein Faktor. Und schließlich muss der  Kunde ein gutes Gefühl haben, Ihnen den Auftrag zu erteilen.

Wie sag ich‘s meinem Auftraggeber? So sieht ein fundiertes Angebot aus

Inzwischen galoppieren Sie mit Ihrem Angebot, quasi mit Ihrem Bewerbungsschreiben an König Kunde, schon auf die Zielgerade. Die kalkulierten Angebotsdetails müssen nun noch formuliert werden. Auch dabei ist eine ganze Menge zu beachten. Fehler an dieser Stelle stehen schwarz auf weiß, daher äußerste Konzentration!

Ein Angebot erstellen mit der Software TopKontor Handwerk

Wesentlich besser als mit einer Angebotsvorlage in Word zu arbeiten, ist eine Bürosoftware für das Handwerksbüro. So bietet Ihnen beispielsweise TopKontor Handwerk schon vorgefertigte Bausteine, um ein Angebot inhaltlich und optisch bestmöglich und ansprechend zu erstellen. Das folgende Video zeigt Ihnen anhand einer Vorlage, wie Sie eine Angebot mit Hilfe von TopKontor Handwerk einfach und unkompliziert erstellen können. Das Zuckerl: Sie haben die Möglichkeit, alle Vorlagen 30 Tage kostenlos zu testen – und sogar einen kostenlosen Support in Anspruch zu nehmen. Die Software können Sie auch als Rechnungsprogramm nutzen und unterstützt Sie zudem bei Ihrer Buchhaltung. Hier können Sie die kostenlose Demoversion beantragen.

Posten auf Ihrem Angebot – wie detailliert sollten Sie diese auflisten?

Auf der einen Seite ist es sinnvoll, die einzelnen Positionen für Ihren Kunden detailliert,  übersichtlich und verständlich aufzulisten, damit keine Missverständnisse entstehen. Genaue Angaben zu benötigtem Material mit Mengenangaben und Preisen, sowie Lohnkosten unter Einfügung von Zwischenpreisen lassen den Kunden Teilarbeitsschritte, Mengenangaben oder den Einbau bestimmter Komponenten besser nachvollziehen.

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Immer derselbe Preis!

 Achten Sie darauf, dass  Artikel, die an mehreren Stellen des Angebots aufgeführt werden, immer mit demselben Preis angesetzt werden.  Auf solche Details achtet der Kunde und solche Fehler wirken äußerst unprofessionell.

Andererseits ist hier Fingerspitzengfühl gefragt. Denn mit zu vielen konkreten Details, wie Artikelnummern oder genauen Angaben zum Materialhersteller und Artikel in einem Angebot, geben Sie dem Kunden die Möglichkeit in die Hand, sich anhand der genauen Aufstellung ein Gegenangebot bei Ihrer Konkurrenz einholen. Ihre Konkurrenz hat mit Ihren ausführlichen Angaben nämlich ein leichtes Spiel, Ihr Angebot nachzuvollziehen und dieses zu unterbieten. Daher besteht die Alternative, die Leistungen (Material und Arbeitszeit) funktional zu beschreiben, also so genannte Leistungspositionen oder Jumbos zusammenzufassen,  und einen Pauschalpreis anzubieten.

Führen Sie Lohnkosten auf dem Angebot gesondert auf, oder fügen Sie am Ende alternativ den Satz „Im Angebot sind xy € Lohnkosten enthalten.“ hinzu, und weisen Sie Ihren Kunden darauf hin, dass er diese steuerlich geltend machen kann. 20 Prozent der Lohnkosten (kein Material!) können Privatkunden bis zu einem Höchstwert von 6000 Euro jährlich für Renovierungs- und Sanierungsarbeiten innerhalb der eigenen vier Wände geltend machen. Haben sie die Höchstsumme erreicht, gibt es einen Steuerbonus von 1200 Euro.

Wenn verschiedene Mitarbeiter für den Auftrag beschäftigt werden sollen, empfiehlt es sich, die Lohnkosten auf dem Angebot nach Stundensätzen aufgeschlüsselt aufzuführen. Für Arbeitsstunden des Meisters gelten nämlich andere Stundensätze als für Gesellen. Wenn dies im Vorhinein klar dargestellt wird, kann es nicht zu Überraschungen bei der Rechnung kommen.

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GAEB
Das Format GAEB wird bei öffentlichen Ausschreibungen und mehr und mehr auch von Architekten und Bauingenieuren genutzt, um Daten zu Bauleistungen standardisiert elektronisch auszuschreiben und einzuholen. Das bedeutet für Sie, wenn Sie an solchen elektronischen Ausschreibungen teilnehmen möchten, benötigen Sie eine spezielle Software, die das GAEB-Format liest und generiert.
Mittels dieser Software können die GAEB-Dokumente im Rahmen der Auftragsvergabe, wie Angebotsaufforderung, Angebotsabgabe, Angebotsvergleiche und Auftragserteilung elektronisch erstellt und zwischen den Beteiligten über das einheitliche Format ausgetauscht werden. Ziel des Datentausches über die GAEB-Formate (GAEB90, GAEB2000, GAEB XML) ist, eine effiziente Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen (AVA) zu ermöglichen. Zuvor erstellen Anbieter von Bauleistungen in sogenannten AVA-Programmen genaue Leistungsbeschreibungen. Außerdem können sie nach Eingang der Angebote die Preise unterschiedlicher Bieter gegenüberstellen und haben einen direkten Vergleich.
Nähere Infos zu GAEB finden Sie beispielsweise hier.
Alle öffentliche Ausschreibungen von Bund, Ländern und Kommunen, auf die Sie sich elektronisch bewerben können, finden Sie auf der offiziellen Seite des Bundes.

 

Sonderpositionen

Gesondert aufgelistet werden Bedarfspositionen und Alternativpositionen. Bedarfspositionen, auch Eventualpositionen genannt, sind Leistungen, bei denen noch nicht feststeht, ob der Auftraggeber sie tatsächlich in Auftrag geben will und sie daher vorbehaltlich sind.

Alternativpositionen sind Vorschläge Ihrerseits, zum Beispiel zur Verwendung verschiedener Materialien und/oder deren Qualitäten. Dies bietet dem Kunden eine Entscheidungsgrundlage.

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Leistungstexte erleichtern Ihnen das Leben!

Um bei den Angebotstexten auf Nummer sicher zu gehen, können Sie auf Anbieter zurückgreifen, die speziell für Handwerksbetriebe professionell und rechtlich sicher formulierte Leistungstexte herausgeben. Teilweise sind diesen Texten bereits Stücklisten für eine einfache Kalkulation beigefügt. Die für Ihre Bedürfnisse passenden Leistungsbereiche können Sie teils kostenfrei erhalten oder erwerben und oftmals gleich in Ihr Handwerksprogramm integrieren. Eine Übersicht der angebotenen Texte finden Sie zum Beispiel hier.

Kosten Anfahrt

Bei größeren Aufträgen sollten Sie auch  die Fahrtkosten auf dem Angebot gesondert aufführen. Dies kann entweder kilometergenau oder in Entfernungspauschalen gestaffelt geschehen. Eine übliche Fahrtkostenpauschale für kürzere Anfahrten, bis etwa zehn Kilometer, liegt zwischen zehn und 20 Euro. Bei kleineren Arbeiten ist es auch zulässig, die Fahrtzeit als Arbeitszeit zu berechnen. Wenn Sie mehrere Kunden in einer Tour anfahren, müssen sie die Kosten unter den Kunden aufteilen.

Unvorhergesehene Mehrkosten

Die Kosten richten sich auch nach den Bedingungen vor Ort. Manchmal sieht man jedoch erst, wie diese sind, wenn man mit der Arbeit beginnt und einen Blick „hinter die Fassade“ wirft. Da kann schnell mal eine unvorhergesehene Mehrarbeit aufgrund fehlender Anschlüsse, morschem Gebälk oder Schimmel hinter den Tapeten aufwarten. Um dafür nicht das Risiko zu tragen, sollten Sie eine Klausel im Angebot formulieren, mit der Sie sich in solchen Fällen entlasten. Beispiel: „Für unvorhersehbar anfallende Arbeiten berechnen wir …€/pro Stunde.“

Rabatte und Skonti – setzen Sie dem Kunden Anreize

Mit Rabatten (mengenbedingter Nachlässe), Skonti (zeitbedingte Nachlässe) und Verknappungen geben Sie Ihrem Kunden das Gefühl in die Hand, ein gutes Angebot zu einem besonders guten Preis von Ihnen zu erhalten. Diesen kleinen psychologischen Trick kennt zwar jeder, aber dennoch funktioniert der Anreiz, weil der Kunde sich besser fühlt.

Eine Möglichkeit für Sie ist beispielsweise, die Stückpreise für Materialien leicht zu erhöhen, um dann am Ende der Rechnung mit einem Rabatt auf alle Preise oder mit einem Skonto auf die Materialpreise (traditionell werden im Handwerk die Fertigungskosten nicht skontiert), wenn der Kunde innerhalb einer Frist bezahlt, einen Anreiz zu setzen. Üblich sind rund zwei bis drei Prozent des Rechnungswertes.

Eine weitere Möglichkeit ist die einer künstlichen Verknappung. Damit können Sie einen „Haben-wollen-Reflex“ auslösen.  Das kann einerseits zeitlich geschehen, indem das Angebot zu einem günstigeren Preis nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt gilt. Auch eine Verknappung der Güter oder sogar der Arbeitszeit ist üblich, um den Kunden zu einer zügigen Entscheidung zu bringen. So können Sie Ihrem Kunden einen Termin für seine Auftragsanfrage anbieten, ihn aber darauf hinweisen, dass Sie Terminengpässe haben und demjenigen Kunden den Zuschlag geben, der Sie als Erster beauftragt. Allerdings sollten Sie mit diesem Instrument auch vorsichtig sein, wenn Mitbewerber sich ebenfalls für den Auftrag interessieren, denn dies könnte für den Auftraggeber ein Ausschlusskriterium sein.

Gewährleistungsfrist

Sobald Ihre Arbeit fertiggestellt und vom Auftraggeber abgenommen wird, beginnt die Gewährleistungsfrist, wenn Sie einen Werkvertrag laut den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches eingegangen sind. Die Gewährleistung für Bauwerke beträgt fünf Jahre, für Reparaturarbeiten zwei Jahre. Um Klarheit für den Kunden zu schaffen, der sich möglicherweise nicht mit der Rechtslage auseinandergesetzt hat, kann die Gewährleistungspflicht in das Angebot mit aufgenommen werden.

Abschlagszahlungen

Als Handwerker sind Sie eigentlich gesetzlich verpflichtet, in Vorleistung zu gehen. Nach Paragraph 632a des Bürgerlichen Gesetzbuches haben Sie jedoch ohne gesonderte Vereinbarung das Recht auf eine Abschlagszahlung von Ihrem Kunden. Zur allseitigen Klarheit ist es jedoch ratsam, Fälligkeiten und Höhe der Abschläge konkret zu vereinbaren. Gemäß der Vorschrift dürfen Sie für mängelfrei erbrachte Leistungen, die im Rahmen des bestehenden Werkvertrags ausgeführt wurden, Rechnungen stellen. Das schließt beispielsweise auch die Anlieferung erforderlicher Materialien mit ein. Bei länger laufenden Aufträgen oder hohen Materialkosten, empfiehlt es sich, eine Abschlagszahlung ins Angebot aufzunehmen. Ihr Vorteil ist, dass Sie sich die notwendige Liquidität beibehalten, um einem möglichen Großauftrag ausführen zu können. Außerdem verringert es das Insolvenzrisiko, wenn der Kunde am Ende zahlungsunfähig ist.

Verbindliche Fristen

Der Zeitaufwand für ein Bauvorhaben hängt natürlich von den Bedingungen vor Ort ab. Dennoch ist es eine gute Serviceleistung für Ihren Kunden, und für Sie außerdem ein wichtiger Richtwert, wenn Sie schon im Angebot eine Aufstellung mitliefern, in der Sie Zeitaufwand und Bearbeitungszeitraum abschätzen. Dies erfordert schließlich auch die Koordination mit möglichen externen Handwerkern. Aus Ihrem Angebot sollte also klar hervorgehen, bis wann die Arbeiten abgeschlossen sind oder welchen Zeitrahmen sie benötigen. Dies ist übrigens eine Information, die Sie zukünftig ohnehin nach den neuen Regelungen im BGB zum Verbraucherbauvertrag für private Auftraggeber im Rahmen einer Baubeschreibung mitliefern müssen.

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Bauseits!

Arbeiten, die Sie im Zuge des Auftrages nicht durchführen (beispielsweise Anschlüsse, Entsorgung von Erde), können Sie mit „bauseits“ deklarieren. Das bedeutet, diese zu erledigende Maßnahme oder Aufgabe ist Sache des Auftraggebers. Von vielen Laien wird das Wort häufig so aufgefasst, dass die beschriebene Maßnahme Sache der Baufirma ist. Damit befinden sie sich in einem für sie oft teuren Irrtum. Als Anbieter von Leistungen können Sie das ausnutzen – oder eben nicht!

Bindung an das Angebot

Manchmal lassen sich private Bauherren und Architekten viel Zeit mit Ihrer Entscheidung und schon passt Ihre Kalkulation nicht mehr, weil sich beispielsweise die Herstellerpreise ändern. Das BGB gibt dazu keine konkreten Auskünfte. Daher sei Ihnen dringen geraten, eine Angebotsfrist zu bestimmen. Zum Beispiel mit einer solchen Formulierung: „An dieses Angebot halte ich mich bis zum … gebunden.“

Bei öffentlichen Ausschreibungsverfahren, die sich nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) richtet, bleiben Sie allerdings bis zur Zuschlagserteilung an Ihr Angebot gebunden.

Corporate Design – Ihr persönliches Erscheinungsbild: Wie schaut’s aus?

Die äußere Form Ihres Angebots muss ebenso wie die Inhalte stimmen! Verwenden Sie daher Ihre Geschäftspapiere mit Ihrem Logo, Ihrer Schrift und Ihrem Stil als Wiedererkennungsmerkmal. Ein einheitliches Erscheinungsbild Ihres gesamten öffentlichen Auftritts (Briefpapier, Internetauftritt, Logos auf Autos oder auf der Berufskleidung) steigert bei Ihren Kunden den hoffentlich positiven Wiedererkennungswert Ihres Betriebs.

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Angebot oder Kostenvoranschlag?

Achtung! „Angebot“ und „Kostenvoranschlag“ unterscheiden sich im Grad der Verbindlichkeit erheblich. Kennzeichnen Sie daher in Ihrem Anschreiben deutlich, worum es sich handelt.

 

Vermerken Sie auf dem Angebot das Angebotsdatum, eine Angebotsnummer, gut lesbare, vollständige Kontaktdaten mit dem Vor- und Zunamen und eventuell sogar einem Foto des Ansprechpartners. Falls eine Internetseite vorhanden ist, sollten Sie hierauf ebenfalls verweisen.

Sprechen Sie Ihren Auftragsanbieter persönlich an. Bedanken Sie sich dann möglicherweise für das persönliche Gespräch, aufgrund dessen Sie nun das Angebot erstellen. Dann listen Sie, gegebenenfalls bei einer sinnvollen Unterteilung der Arbeiten in Blocks die einzelnen Arbeiten auf.

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Angebot mit Bild

Verkaufsfördernd wirkt sich aus, wenn Sie Materialien, wie eine Türe oder ein Fenster, die Sie einbauen könnten, direkt mit einem Foto versehen. So kann sich Ihr Kunde das Angebot besser vorstellen.

 

Dies sollte in einer verständlichen Sprache passieren – denken Sie daran, Ihr Kunde ist vermutlich nicht vom Fach und muss alles verstehen können.

Runden Sie Ihr Schreiben mit einem höflichen und verbindlichen Satz ab. Beispielsweise könnten Sie anbieten: „Bei Fragen zu meinem Angebot stehe ich Ihnen gerne unter der Telefonnummer… zur Verfügung.“

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Lassen Sie eine Position offen!

Ein kleiner Trick, um mit dem Kunden im Gespräch zu bleiben und Ihm zu signalisieren, dass er nun an der Reihe ist, wäre eine Position, beispielsweise die Farbe oder das Material eines bestimmten Bauteils, offen zu lassen. Dann könnten Sie etwa schreiben: „Wenn Sie sich für eine der Farben entschieden haben, teilen Sie uns dies bitte bei der Zustellung des unterschriebenen Auftrages mit.“

Struktur und Inhalt eines Angebots:

Nachfolgende Grafik stellt dar, welche Inhalte ein Angebot haben sollte.

BeispielangebotZum Vergrößern bitte hier klicken.

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Die Sache mit der Umsatzsteuer

Sie sind als Unternehmer in der Regel verpflichtet, Umsatzsteuer auf den Nettobetrag Ihrer Rechnung aufzuschlagen. Derzeit liegt der Satz bei 19 Prozent. Daneben gibt es einen ermäßigten Umsatzsteuersatz. Bei den allermeisten Geschäften im Handwerk und produzierendem Gewerbe sowie im gewerblichen Dienstleistungsbereich ist die Anwendung des Regelsteuersatzes von 19 Prozent völlig unstrittig. Haben Sie Zweifel, so wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Steuerberater. Ausgenommen von der Umsatzsteuer sind beispielsweise Kleinunternehmer, deren Umsatz 17.500 € im vorangegangen Jahr und 50.000 € im laufenden Jahr nicht übersteigt.

 

Haben Sie alles bedacht? Dann ab zur Post!

Schauen Sie sich Ihre Kalkulation nochmals gründlich an. Oftmals sind es die kleinen Fehler, die „Kopf und Kragen“ kosten. Eine Null zu viel oder zu wenig, eine falsche Kommastelle. Überprüfen Sie insbesondere die Zahlen ganz genau.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Angebot übersichtlich gestaltet haben und es keine Rechtschreibfehler sowie inhaltliche Fehler enthält. Lassen Sie jemanden gegenlesen!

Überprüfen und vergleichen Sie nochmals die Ausschreibung oder Ihre Notizen zum Auftrag: Haben Sie etwas übersehen? Ist alles vollständig?

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Irrtum bleibt (zunächst) Irrtum!

Wenn bei einer öffentlichen Ausschreibung eine grundlegende Maßnahme zur Realisierung des Auftrags von der Vergabestelle nicht bedacht oder übersehen wurde, so empfiehlt es sich dennoch, nur die angefragte Leistung anzubieten. Denn sonst, selbst wenn Sie einen Fehler in der Ausschreibung entdecken, würden Sie durch Ihr zusätzliches Angebot den Preis erhöhen und damit möglicherweise gegenüber Ihren Wettbewerbern zu teuer erscheinen. Sollten Sie den Zuschlag erhalten, können Sie sich jedoch später über zusätzliche Arbeiten freuen!

Wie versende ich mein Angebot?

Bei öffentlichen Ausschreibungen erfolgt die Zusendung elektronisch. Doch wie ist es für Privatkunden oder Architekten am komfortabelsten? Heute ist der gängigste und einfachste Weg, das Angebot elektronisch zu übermitteln. Dabei ist es ratsam, das Dokument in ein pdf umzuwandeln, so dass es nicht veränderbar und nicht so leicht zu kopieren ist. Das hängen Sie dann an eine E-Mail mit kurzem, freundlichem und verbindlichem Anschreiben an.

Eine weitere Möglichkeit ist, das Angebot persönlich vorbeizubringen. Je nach Kontakt zum Kunden können Sie Ihm dann schon Details erläutern.

Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei zu überprüfen, ob Sie an alles gedacht haben:

Hier können Sie sich die Checkliste zur Angebotserstellung als PDF herunterladen

„Haben Sie noch Fragen?“ – Haken Sie beim Kunden nach

Oft müssen Sie damit rechnen, dass der Kunde sich nicht von allein meldet und Sie nachfassen müssen. Das kann unterschiedliche Gründe haben von: „Der Kunde hat Ihr Angebot gar nicht bekommen“, über „Der Kunde hat weitere Angebote bekommen und sondiert“ oder „Der Kunde traut sich nicht, offene Fragen zu stellen“, bis hin zu „Der Kunde ist nicht zufrieden mit Ihrem Angebot“.

Nun stellen Sie sich sicherlich die Frage: „Wann ist der richtige Zeitpunkt um nachzufragen?“ Denn Sie möchten Ihren Kunden nicht bedrängen. Vielleicht haben Sie im persönlichen Gespräch schon klären können, ob der Auftrag drängt oder noch Zeit hat, oder bis wann der Kunde sich entscheiden möchte. Ansonsten müssen Sie sich auf Ihr Bauchgefühl verlassen und abschätzen, wie Ihr Kunde möglicherweise tickt. Lassen Sie sich jedoch nicht zu viel Zeit: Ein paar Tage bis zu maximal zehn Tagen, je nach Auftragsgröße und Relevanz, dann sollten Sie freundlich nachhaken. Beginnen Sie das Telefonat oder das Gespräch möglichst mit einer offenen Frage, wie „Mein Angebot haben Sie ja letzte Woche erhalten. Haben Sie sich schon für das Türmodell entschieden?“ Dann finden Sie heraus, ob der Kunde alles verstanden hat und ob er noch Fragen zum Angebot hat. Vielleicht ergeben sich noch Änderungswünsche? Das Ziel des Gesprächs muss jedenfalls sein, dass Sie wissen, wie es weitergeht und wie die Chancen stehen, dass Sie den Auftrag erhalten.

„Der Kunde hat „ja“ gesagt – Ihr Angebot wurde angenommen

Glückwunsch, Ihr Ziel ist erreicht! Der Kunde ist überzeugt, dass Sie der Richtige für seinen Auftrag sind und hat Ihr Angebot angenommen. Eine mündliche Abmachung zählt zwar in den meisten Fällen als Vertrag, aber gerade wenn es um größere Summen geht, sollte zur Sicherheit beider Seiten eine Unterschrift erfolgen. Bitten Sie Ihren Kunden daher, entweder den Auftrag unterschrieben an Sie zurückzusenden – oder zu faxen, oder ein Anschreiben an Sie aufzusetzen, in dem er bestätigt, den Auftrag von Ihnen anzunehmen. Danach sollten Sie dem Kunden zu seiner Sicherheit eine Auftragsbestätigung zuschicken. Diese hat im Grunde genommen den gleichen Inhalt wie das Angebot, wenn keine Änderungen mehr vorgenommen wurden. Nur sollte der Titel sollte „Auftragsbestätigung“ lauten. Nun kann es losgehen mit Ihrer eigentlichen Arbeit!

„Nachtragsangebot – Wenn es zu Änderungen des Auftrags kommt

Gerade in Bauangelegenheiten kommt es oft zu Änderungen oder Ergänzungen der Aufträge. Oftmals können hier die Bedingungen zu Vertragsabschluss noch nicht zu einhundert Prozent festgelegt werden: Sind ausreichend Stromanschlüsse vorhanden? Ist das Gebälk hinter dem Putz noch in Ordnung? Wäre optisch nun doch eine andere Lösung besser? Viele Notwendigkeiten oder Wünsche ergeben sich erst bei der Ausführung. Ihr Auftraggeber hat generell kein Anrecht darauf, dass Sie auf diese Änderungen eingehen, es gelten die abgeschlossenen vertraglichen Regelungen. Er darf jedoch unter gegebenen Umständen nach Treu und Glauben annehmen, dass Sie bereit sind, vertragliche Änderungen aufzunehmen.

Mit einem Nachtrag gehen sehr oft zusätzliche Vergütungsansprüche oder Verlängerungen der Ausführungsfristen einher. Verlangt Ihr Auftraggeber zusätzliche Leistungen, so sollten Sie ein Nachtragsangebot erstellen, mit dem sie die Ausführung zu einem bestimmten Preis anbietet. Dieses Nachtragsangebot sollten Sie sich dringend vom Kunden unterschreiben lassen. Oftmals passiert das in der Praxis nicht und die Nachtragsforderung erscheint erst in der Endrechnung. Um deren Berechtigung wird nicht selten prozessiert, daher gilt: Sichern Sie sich hier ab! So können von beiden Seiten keine Missverständnisse auftreten!

Zuschlag nicht erhalten? – Ein Tipp zum Schluss

Haben Sie den Auftrag nicht erhalten oder die Ausschreibung verloren? Lassen Sie den Kopf nicht hängen! Nehmen Sie zunächst Kontakt mit dem Auftraggeber auf und haken Sie nach, woran es lag, dass er sich nicht für Sie entschieden hat. Bitten Sie ihn um Ehrlichkeit. So haben Sie die Möglichkeit es beim nächsten Mal besser zu machen.

Versuchen Sie außerdem, wenn es sich um einen größeren Auftrag handelte, Informationen zum Ausgang der Auftragsvergabe zu erhalten. Melden Sie sich dann bei demjenigen, der den Zuschlag erhalten hat, denn schließlich besteht eine gute Möglichkeit, dass dieser gewillt ist, bestimmte Aufgaben an einen erfahrenen Partner zu übertragen. So können Sie vielleicht doch noch ihre Expertise einbringen, sich weiterempfehlen und am Auftrag mitwirken!

 

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